Bewerbermanagement als Workflow abbilden

Modul Ereignisse - Individuelle Workflows abbilden

Fachkräftemangel im Gesundheitswesen – diese und ähnliche Schlagzeilen machen Tag für Tag die Runde durch Tageszeitungen, Fernsehbeiträge und online Redaktionen. Tagtäglich werden Stellen ausgeschrieben mit der Hoffnung, die Personalnot endlich kompensieren zu können. Sie erhalten eine Vielzahl an Bewerbungen und müssen sich erst mal mühevoll einen Überblick verschaffen, welche Bewerber über die notwendigen Voraussetzungen erfüllen und als potenzielle Kandidaten gelten. Außerdem kommt es erschwerend hinzu, dass Bewerbungen an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen aufschlagen. 

Anschließend sind Sie intensiv damit beschäftigt, Bewerbungsunterlagen von geeigneten Bewerbern zu sichten und an weitere Entscheidungsträger weiterzuleiten? Nach einiger Zeit müssen Sie sich selbst an alle im Einstellungsprozess beteiligten Kollegen wenden um notwendige Informationen zum weiteren Vorgehen zu erhalten? Das ist nicht nur zeitaufwändig sondern auch nervenaufreibend. Schließlich sollten Sie ihre zeitlichen Ressourcen lieber für die strukturierte Einarbeitung neu gewonnener Mitarbeiter investieren als für einen aufwändigen Verwaltungsapparat.

Haben Sie schon mal darüber nachgedacht, dass Sie mit dem Modul Ereignisse viel mehr abbilden können als bloßes Ereignis- und Beschwerdemanagement? Sie haben unter anderem die Möglichkeit, das interne Bewerbermanagement als Workflow abzubilden und dabei verschiedene Sachbearbeiter aktiv mit in den Prozess einzubinden. Ein weiterer Vorteil – Sie können sich jederzeit über den aktuellen Bearbeitungsstatus informieren und jederzeit auf eine vollständige Dokumentation sämtlicher Bearbeitungsschritte zurückgreifen! Wie Sie am sinnvollsten vorgehen, wenn Sie einen Bewerber- oder Einstellungsworkflow mit dem Modul Ereignisse in Ihrer Einrichtung realisieren möchten, zeigen wir Ihnen in diesem Tutorial.

Hier erfahren Sie, wie Sie einen Workflow einrichten

Technische Umsetzung im Modul Ereignisse

Modul Ereignisse - Formular Bewerbermanagement anlegen

1. Formular in der Formularverwaltung anlegen

Legen Sie sich ein Formular in der Formularverwaltung an, dass Ihren Bewerber-/Einstellungsprozess mit den verschiedenen Workflowstufen abbildet. Alternativ können wir Ihnen ein Musterformular zum einfachen Download anbieten. Dieses können Sie über die Importfunktion in der Formularverwaltung einbinden und ggf. anpassen.

2. Vorgangsart für den Workflow anlegen

In der Vorgangsartenverwaltung können Sie nun eine neue Vorgangsart anlegen. Wir haben die Vorgangsart in unserem Demoportal als „Bewerbermanagement“ bezeichnet. Damit wir dem Datenschutz gerecht werden wurde die Vorgangsart geschützt, sodass nur Verantwortliche auf diese Vorgangsart zugreifen können. Da mehrere Sachbearbeiter Änderungen in unserem Formular vornehmen möchten, haben wir zusätzlich die Historie aktiviert. So lässt sich jederzeit zurückverfolgen, wann und von wem Änderungen im Formular vorgenommen wurden.

Die Vorgangsart „Bewerbermanagement“ ist in unserem Fall nur für einzelne Mitarbeitergruppen (Geschäftsleitung, Personalabteilung, Abteilungsleitung) vorgesehen. Daher haben wir die Zielgruppen entsprechend beschränkt. Die Vorgangsart ist somit in der Mitarbeiteransicht nur für Personen sichtbar, die einer entsprechenden Mitarbeitergruppe angehören. Zu guter Letzt wurden dieser Vorgangsart noch Vorgangsarten- und Bereichsverantwortliche zugewiesen. Die Bereiche stellen in unserem Beispiel die verschiedenen Stufen des Workflows dar!

Kommunikation, Transparenz und Effizienz mit einem Workflow steigern

So setzen Sie den Workflow in Ihrem Unternehmen sinnvoll ein

Workflow Stufe 1

Sachbearbeiter Bewerbermanagement – Sichtung und Bewertung externer Bewerbungen

Geht nun eine externe Bewerbung ein, ist der Sachbearbeiter für das Bewerbermanagement dafür zuständig, zu prüfen, ob alle Voraussetzungen die für eine Einstellung erforderlich sind gegeben sind. Ist dies der Fall werden alle Bewerbungsunterlagen digitalisiert und im Vorgang gespeichert. Zudem werden benötigte Angaben im Formular dokumentiert. Nun haben alle weiteren Personen im Workflow die Möglichkeit, die Bewerbungsunterlagen des Bewerbers einzusehen. Nachdem die Vorsichtung abgeschlossen und sich der Sachbearbeiter vergewissert hat, dass eine Beschäftigung grundsätzlich möglich wäre, erfolgt die Weiterleitung durch einen Wechsel des Bereiches an den entsprechenden Abteilungsleiter.

Workflow Stufe 2

Abteilungsleiter – Bewerbungsgespräch durchführen und bewerten

Der Vorgang wurde nun zur weiteren Bearbeitung an den Abteilungsleiter weitergeleitet. Dieser wird direkt auf seiner Startseite des Infoboards darüber informiert. Dieser vereinbart einen Termin zum Vorstellungsgespräch mit dem Bewerber und führt dieses durch. Details und Inhalte des Bewerbungsgespräches können auf Wunsch im Formular als Notiz gespeichert werden. Nachdem das Bewerbungsgespräch durchgeführt und eine Entscheidung zur Einstellung des Bewerbers getroffen wurde, wird der Vorgang nun durch einen Wechsel des Bereichs an die Geschäftsleitung zur Freigabe weitergeleitet.

Workflow Stufe 3

Geschäftsleitung – Entscheidet final über die Einstellung des Bewerbers

Der Abteilungsleiter hat dem Geschäftsführer nun seine Empfehlung über eine mögliche Einstellung des Bewerbers ausgesprochen. Alle Bewerbungsunterlagen und Ergebnisse des Bewerbungsgespräches liegen nun der Geschäftsführung vor. Die Geschäftsleitung entscheidet nun anhand der vorliegenden Informationen final darüber, ob eine Anstellung erfolgt und beauftragt mit einem Wechsel des Bereiches die Personalabteilung mit den weiteren Aufgaben.

Workflow Stufe 4

Personalabteilung – Erstellt Vertragsunterlagen und beendet den Prozess

Die Freigabe der Geschäftsleitung zur Anstellung des Bewerbers wurde erteilt. Die Personalabteilung ist nun beauftragt, sämtliche Vertragsangelegenheiten mit dem zukünftigen Arbeitnehmer abzuwickeln. Dafür wurden verschiedene Checkboxen in Form einer Checkliste im Formular angelegt. Zudem müssen die abgearbeiteten Punkte mit Datum im Formular dokumentiert werden. Nachdem die Bearbeitungsschritte vollständig bearbeitet wurden, kann der Vorgang von der Personalabteilung beendet werden. Sie haben nun eine strukturierte Abarbeitung des Einstellungsworkflows durchgeführt und vollständig dokumentiert.