Modul Dokumente

Dokumentenlenkung und Informationsmanagement

Kernfunktion des Moduls ist die einfache und transparente Dokumentelenkung oder allgemeiner gesagt das „Informationsmanagement“. Ob Dokumente, Links, Nachrichten oder Warnungen – alle Informationen lassen sich mit wenigen Mausklicks veröffentlichen und für Ihre Mitarbeiter freischalten. Dabei behalten Sie natürlich die volle Kontrolle darüber, wem Sie bestimmte Informationen zugänglich machen wollen und können auch jederzeit nachvollziehen, ob Ihre Information beim jeweiligen Mitarbeiter angekommen ist.

Egal ob in Klinik oder Krankenhaus, ob in einer Rettungswache oder in der Arztpraxis -unsere Software macht die Dokumentenlenkung zum Kinderspiel. Übringens: obwohl die Software ursprünglich von Medizinern für den Einsatz im Krankenhaus entwickelt wurde, eignet sich unsere Lösung auch für jede andere Branche!

Die Funktionen im Überblick

Grundfunktionen des Modul Dokumente

Zielgerichtete Dokumentenlenkung

Kenntnisnahmebestätigung durch Mitarbeiter

Volltextsuche und Filterfunktionen

Mehrstufiger Freigabeworkflow

Archivierung und Revisionierung

Intuitive
Bedienbarkeit

Flexible Rechteverwaltung

Abbildung Ihrer Organisation

Zielgerichtete Dokumentenlenkung

Die zielgerichtete Lenkung von wichtigen Informationen an Mitarbeiter spielt gerade im Sozial- und Gesundheitswesen eine große Rolle. Sie trägt dazu bei, dass Fehler vermieden werden, bevor Sie passieren. Jedoch nur, wenn die notwendige Information auch beim entsprechenden Empfänger und zur richtigen Zeit ankommt! Mit dem Modul Dokumentenmanagement können Sie Ihre Dokumente gezielt an einzelne Mitarbeitergruppen oder alternativ an Verteilergruppen lenken. Dabei können Sie verschiedene optionale Funktionalitäten wie z. B. die Kenntnisnahmefunktion oder die E-Mail Benachrichtigung auswählen. 

Kenntnisnahmebestätigung durch Mitarbeiter

Damit Sie nachvollziehen können, ob Informationen beim Mitarbeiter angekommen sind und auch gelesen wurden, steht Ihnen die Funktion „Kenntnisnahmebestätigung“ zur Verfügung. Sie können diese direkt beim Einstellen von Dokumenten auswählen und betroffene Mitarbeitergruppen auswählen. Mitarbeiter, die einer ausgewählten Zielgruppe angehören, werden automatisch auf der Startseite des Infoboards über das neue Dokument informiert. Nachdem das Dokument gelesen wurde, kann dies mit einer Schaltfläche durch den Benutzer bestätigt werden. Die Meldung über ein neues Dokument verschwindet anschließend aus dem Infoboard. Außerdem stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Auswertung der Kenntnisnahmen zur Verfügung.

Volltextsuche und Filterfunktionen

Großen Wert haben wir auf die intuitive Bedienung und das schnelle Auffinden von Informationen gelegt. Damit Dokumente schnell gefunden werden stehen zahlreiche Dokumentenfilter zur Verfügung, die von jedem Benutzer verwendet werden können. Außerdem steht in der Mitarbeiteransicht eine leistungsstarke Suchfunktion zur Verfügung, die sämtliche Dokumente systematisch erfasst. Dadurch ist es Ihnen möglich, Dokumente zu finden auch wenn Sie den richtigen Dokumententitel gar nicht kennen. Als Suchbegriff können Sie jedes Wort verwenden, dass in einem Dokument enthalten ist.

Modul Dokumente - Freigabeworkflow

Mehrstufiger Freigabeworkflow

Neue Dokumente unterliegen in vielen Fällen der vorherigen Prüfung und anschließenden Freigabe durch eine oder mehrere verantwortliche Personen, bevor diese für Mitarbeiter sichtbar im Infoboard angezeigt werden. Hierfür stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Als Prüfer oder Freigeber können einzelne Mitarbeiter oder auch Mitarbeitergruppen ausgewählt werden. Wurde ein Dokument geprüft, erfolgt die automatische Weiterleitung zum Freigeber. Erst nachdem der Freigabeworkflow abgeschlossen und das Dokument freigegeben wurde, wird es in der Mitarbeiteransicht sichtbar.

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Archivierung und Revisionierung

Wird für ein bestehendes Dokument eine neue Revision erstellt, haben Sie jederzeit die Möglichkeit auf frühere revisionssichere Versionen zurückzugreifen. Dokumente, die nicht mehr benötigt werden können im Archiv unter Beachtung der gesetzl. Vorgaben zur Aufbewahrung archiviert werden. Wird ein archiviertes Dokument zu einem späteren Zeitpunkt erneut benötigt, können Sie dieses mit wenigen Klicks erneut freigeben und Ihren Mitarbeitern bereitstellen.

Modul Dokumente - Archiv
Modul Dokumente - Intuitive Bedienung

Intuitive Bedienbarkeit

Damit sich Ihre Mitarbeiter gut im Infoboard zurecht finden, stehen verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten zur grafischen Darstellung zur Verfügung. Sie können z. B. den Menübaum und die Startseite individuell gestalten und Funktionalitäten ein- und ausblenden. Außerdem wurde bereits bei der Entwicklung viel Wert auf eine komfortable und selbsterklärende Bedienung gelegt, sodass sich auch Mitarbeiter mit weniger Computerkenntnissen gut darin zurechtfinden.

Flexible Rechteverwaltung

Mit wenigen Mausklicks können Sie Mitarbeiter als „Dokumentenverantwortliche“ definieren, sodass neue Dokumente erstellt, bearbeitet oder archiviert werden können. Die Berechtigungen können Sie sogar soweit einschränken, dass nur Dokumente einer Mitarbeitergruppe bearbeitet werden können. Damit behalten Sie sicher die Kontrolle darüber, wer Dokumente erstellen, bearbeiten oder löschen darf.

Modul Dokumente-Rechteverwaltung
Modul Dokumente-Rechteverwaltung

Abbildung Ihrer Organisation

Der qualido manager bietet verschiedene Funktionen zur Verwaltung von hierarchischen Gruppenstrukturen und die Möglichkeit große Einrichtungen mit verschiedenen Organisationsbereichen abzubilden. So können Sie z. B. für unterschiedliche Standorte einzelne Subportale anlegen und zentral verwalten. Das macht Sie beim Einsatz des qualido managers noch effizienter und flexibler. 

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