Die Europäische Union hat die Hinweisgeberrichtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, verabschiedet (EU 2019/1937). Das Ziel der neuen Richtlinie ist der Schutz von Personen und Hinweisgebern (Whistleblower), die Verstöße gegen geltendes Recht melden möchten.
Betroffen sind übrigens alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiter*Innen, alle öffentlich-rechtlichen juristischen Personen und Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern und Behörden. Unternehmen und Einrichtungen erhalten durch Meldungen von Hinweisgebern die Möglichkeit, Missstände früher zu erkennen und können die damit verbundenen Risiken zeitnah bewerten und geeignete Vorbeugemaßnahmen zur Risikominimierung oder Risikovermeidung ergreifen.
In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie ein Hinweisgebersystem zur Umsetzung der neuen EU-Richtlinie zum Whistleblowerschutz mit unserem Modul Ereignismanagement umsetzen und in Ihrer Einrichtung implementieren können.
Technische Umsetzung im Modul Ereignismanagement
Formular in der Formularverwaltung anlegen
Legen Sie sich ein Formular in der Formularverwaltung an, dass den Anforderungen des Hinweisgebersystems Ihrer Einrichtung entspricht. Achten Sie darauf, dass Sie keine Sonderfelder wie Kontaktfelder in das Formular einbinden. Alternativ können wir Ihnen ein Musterformular zum einfachen Download anbieten. Dieses können Sie über die Importfunktion in der Formularverwaltung einbinden und ggf. anpassen.
Vorgangsart für das Hinweisgebersystem anlegen
In der Vorgangsartenverwaltung können Sie nun eine neue Vorgangsart anlegen. Wir haben die Vorgangsart in unserem Demoportal „Anonymes Hinweisgebersystem (Whistleblower)“ bezeichnet. Damit wir dem Datenschutz gerecht werden, haben wir die Option „Alle Vorgänge anonym erfassen“ aktiviert. Eine Zuordnung von einem gemeldeten Vorgang (Hinweis) zum Melder ist dadurch nicht mehr möglich! Zudem wurde die Vorgangsart geschützt, damit nur noch die Vorgangsartenverantwortlichen auf gemeldete Vorgänge zugreifen können.
Nachdem wir das anonyme Hinweisgebersystem auch externen Dritten wie Lieferanten zugänglich machen wollen, wurde die Option „externen Zugriff via Link erlauben“ aktiviert. Das Hinweisgeberformular könnte sodann auch als Link z.B. auf der Internetseite eingebunden werden. Im nächsten Schritt wählen Sie noch die gewünschten Komponenten aus und legen die Mitarbeitergruppen fest, denen das Hinweisgeberformular in der Mitarbeiteransicht zur Verfügung stehen soll.
E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren
Über die “Konfiguration” können Sie die Einstellungen in der Benachrichtigungszentrale vornehmen. Wählen Sie dazu die Vorgangsart aus der Übersicht aus und aktivieren anschließend die gewünschten E-Mail Benachrichtigungen bei den verantwortlichen Personen. Sie können übrigens auch Personen über neue Vorgänge informieren, die nicht Vorgangsartenverantwortlich sind. Dies kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn Sie Personen nur per E-Mail über einen neuen Hinweis informieren möchten, diese jedoch nicht in die Bearbeitung eingebunden werden.
Prioritäten festlegen
Über den Reiter “Vorgabewerte definieren” können Sie die Prioritäten anpassen. Hierzu wählen Sie die Vorgangsart aus der Übersicht aus und passen die Prioritätsstufen beliebig an. Wir empfehlen Ihnen, die Priorität 1 (Kritisch) auf maximal 2 Tage zu beschränken. Zudem sollte diese als Vorgabepriorität für alle neuen Vorgänge (neue Hinweise) festgelegt werden. Der Vorteil dabei: Ihre Verantwortlichen würden erneut per E-Mail über überfällige Vorgänge informiert werden, wenn diese nicht fristgerecht innerhalb von 2 Tagen bearbeitet worden sind.
So setzen Sie das anonyme Hinweisgebersystem richtig ein
Datenerfassung durch den Hinweisgeber
Hinweisgeber können das Formular direkt über das Infoboard aufrufen und ausfüllen. Auch wenn der Hinweisgeber mit seinem Benutzerkonto im qualido Infoboard angemeldet ist, kann die Meldung keiner Person zugeordnet werden.
Alternativ kann das Formular auch via Link z.B. auf der eigenen Homepage eingebunden werden. Nachdem die Whistleblower-Meldung anonym erfasst wurde, kann die Eingangsbestätigung direkt durch den Hinweisgeber heruntergeladen oder ausgedruckt werden.
Information der Verantwortlichen
Die Vorgangsartenverantwortlichen (Sachbearbeiter*Innen) werden über neue Vorgänge im Startseitenelement „offenen Aufgaben“ informiert und erhalten ggf. zusätzlich eine E-Mail Benachrichtigung.
Bearbeitung des gemeldeten Vorganges
Der Vorgang kann nun entweder direkt in der Mitarbeiteransicht oder in der Administration von den Vorgangsartenverantwortlichen geöffnet und abgearbeitet werden.
