Fortbildungen von Mitarbeitern dokumentieren und nachweisen

Modul Fortbildung - Externe Fortbildungen dokumentieren und nachweisen

Sie kennen die Situation, vor jedem Audit werden mühselig alle Fortbildungsnachweise von Mitarbeitern zusammengetragen und manuell in einer Fortbildungsübersicht erfasst um die Erfüllung geforderter Fortbildungsstunden von jedem Mitarbeiter nachweisen zu können? Außerdem möchten Sie Fortbildungen, die ein Mitarbeiter in Eigeninitiative besucht hat und dieser somit die Mindestanzahl an vorgeschriebenen Fortbildungsstunden übersteigt dokumentiert haben?

Mit dem qualido manager® und dem Modul Fortbildung gelingt es Ihnen mit wenigen Klicks eine Übersicht mit allen besuchten Veranstaltungen eines Mitarbeiters anzeigen zu lassen. Der große Vorteil, die Übersicht beinhaltet nicht nur Pflichtfortbildungen sondern auf Wunsch alle Veranstaltungen an denen ein Mitarbeiter teilgenommen hat. Mitarbeiter haben zudem die Möglichkeit, extern besuchte Fortbildungsveranstaltungen zu dokumentieren und die erforderlichen Nachweisdokumente wie Teilnahmebestätigungen oder Zertifikate darin abzuspeichern. Sie erfüllen damit Ihre geforderte Nachweispflicht und können mit geringen Aufwand den Fortbildungsstand eines Mitarbeiters einsehen.

Teilnahmen von extern besuchten Fortbildungen dokumentieren

So können Mitarbeiter selbstständig Teilnahmen dokumentieren und nachweisen

1. Wo finde ich meine dokumentierten Teilnahmen in der Mitarbeiteransicht?

Melden Sie sich in Ihrem qualido-Infoboard an. Anschließend klicken Sie auf „Mein qualido“. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche „meine Termine“. Anschließend werden Ihnen alle Termine angezeigt. Wechseln Sie nun zu dem Reiter „Dokumentierte Teilnahmen“. Anschließend befinden Sie sich in der Ansicht, in der Sie z. B. extern besuchte Fortbildungen dokumentieren und entsprechende Nachweisdokumente hochladen können.

2. Wie kann ich extern besuchte Fortbildungen dokumentieren?

Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Extern erworbene Fortbildungspunkte hinzufügen“ können Sie Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen zu Ihrem Fortbildungspunktekonto hinzufügen. Tragen Sie nun benötigte Informationen zur Veranstaltung, Teilnahmedatum und Punkte/Unterrichtseinheiten in die Textfelder ein. Zudem sollten Sie als Nachweis für Ihre Einrichtung eine entsprechende Teilnahmebestätigung oder ein Zertifikat hochladen. Anschließend können Sie die Angaben speichern.

3. Wie kann ich mein digitales Fortbildungspunktekonto ausdrucken?

Klicken Sie zum ausdrucken ihrer Fortbildungsübersicht auf die Schalfläche „Übersicht der Teilnahmen drucken“. Vorab können Sie noch auswählen, ob alle Teilnahmen oder nur die von einem bestimmten Jahr angezeigt werden sollen. Anschließend können Sie die aktuelle Übersicht ausdrucken.

Vollständige Dokumentation von besuchten Fortbildungen im Fortbildungspunktekonto

So können Administratoren Teilnahmen von Mitarbeitern auswerten

1. Wo finde ich die Auswertungen zur Veranstaltungsteilnahme einzelner Mitarbeiter?

Damit Sie Veranstaltungsteilnahmen einzelner Mitarbeiter auswerten können benötigen Sie das Recht „Auswertung – Veranstaltungsteilnahme“. Falls Sie dieses Recht aktuell nicht besitzen nehmen Sie bitte Kontakt mit ihrem Administrator vor Ort auf. Wechseln Sie zunächst in die Administration und klicken anschließend auf die Schaltfläche „Auswertung & Reporting“. Anschließend wählen Sie die Auswertung „Veranstaltungsteilnahme nach Mitarbeiter“ aus, damit Ihnen die Mitarbeiterliste angezeigt wird.

2. Wie kann ich mir eine Übersicht über Veranstaltungsteilnahmen einzelner Mitarbeiter anzeigen lassen?

Wählen Sie nun den gewünschten Mitarbeiter aus Ihrer Mitarbeiterliste aus. Beachten Sie dabei den Subportalfilter, falls es sich um einen Mitarbeiter aus einem Subportal handelt! Anschließend markieren Sie den Mitarbeiter und klicken auf die Schaltfläche „Details“. Nun werden Ihnen alle Teilnahmen an Pflichtveranstaltungen angezeigt. Wenn Sie nun eine Übersicht über alle Teilnahmen erhalten wollen, setzen Sie den Filter auf „Alle Veranstaltungen“. Nun werden Ihnen alle Teilnahmen, auch diejenigen, die von dem Mitarbeiter selbst dokumentiert wurden angezeigt. Zudem haben Sie hier noch die Möglichkeit nach Jahr zu filtern und eine Übersicht auszudrucken.

3. Wo können Nachweise von Mitarbeitern bei selbst dokumentierten Teilnahmen eingesehen werden?

Haben Mitarbeiter extern besuchte Fortbildungen dokumentiert, muss die Teilnahme durch einen Nachweis des Bildungsanbieters bestätigt werden. Nur so ist eine konforme Nachweisdokumentation möglich! Teilnahmebestätigungen oder Zertifikate können direkt bei der Dokumentation der Teilnahme von dem Mitarbeiter im qualido manager hochgeladen und gespeichert werden. Administratoren haben jederzeit die Möglichkeit, Nachweise eines Mitarbeiters einzusehen, indem Sie in der Administration in die Mitarbeiterverwaltung wechseln und den entsprechenden Mitarbeiter auswählen. Anschließend können alle Dateien unter dem Reiter „Handzeichen & Dateien“ angezeigt und eingesehen werden.