Qualitätsmanagement im Klinikalltag: komplexe und umfangreiche Anforderungen, begrenzte Ressourcen
Kliniken und standortübergreifende Klinikverbünde stehen im Qualitätsmanagement vor besonderen Herausforderungen:
- Strenge gesetzliche Vorgaben und Qualitätsanforderungen aus KHG, Landesrecht sowie den Richtlinien des G-BA
- Zertifizierungsanforderungen (z. B. DIN EN ISO 9001, KTQ oder DIN EN ISO 27001)
- Dezentrale Strukturen mit mehreren Standorten, Fachabteilungen, Stationen und Schichtsystemen
- Heterogene Berufsgruppen: Ärzt:innen, Pflegefachkräfte, Med.-techn. Personal, Verwaltung und viele weitere
- Hohe Dokumentationspflichten für Pflichtschulungen, Medizinprodukte und Hygienevorschriften
- Gewachsene Papier- und Insellösungen, die im Einsatzalltag nicht praktikabel sind und oftmals nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik entsprechen
Ein QM-System für Kliniken und Klinikverbünde muss diese Realität abbilden – ohne zusätzliche Belastung für Mitarbeitende.
qualido wurde nicht als generische Verwaltungssoftware entwickelt, sondern gezielt für Einrichtungen aus dem Gesundheitswesen.
- Mitentwickelt von Notfallmedizinern, Fachkräften aus dem Gesundheitswesen, QM-Beauftragten und Auditoren
- Schulung und Systemeinführung durch erfahrene Praktiker:innen, die auf langjährige Berufserfahrung als Qualitätsmanagementbeauftragte, Führungskräfte und Auditoren zurückgreifen können
- Tiefes Verständnis für Schichtbetrieb, Klinikstrukturen und innerklinische Abläufe
- Über 20 Jahre Erfahrung in der Digitalisierung von Qualitätsmanagementsystemen in der DACH-Region
- Fokus auf Alltagstauglichkeit – nicht auf bürokratische Idealprozesse
Das Ergebnis ist ein QM-System, das regulatorische Anforderungen verständlich, strukturiert und auditfähig macht.
QM-Software für Kliniken: Funktionen mit klarem Nutzen
Der modular aufgebaute qualido manager® stellt Krankenhäusern und Klinikverbünden zentrale Funktionen zur Verfügung, die Qualitätsmanagement im Alltag strukturiert, nachvollziehbar und auditfähig machen:
Dokumentenmanagement - Zentrale QM-Dokumentation
Dokumentenlenkung bedeutet Informationsmanagement und Unternehmenskommunikation. Ob Dokumente, Links oder Warnmeldungen – stellen Sie Ihren Mitarbeitenden Informationen mit wenigen Mausklicks zur Verfügung. Dabei behalten Sie die volle Kontrolle, wem Sie bestimmte Inhalte zugänglich machen wollen und können auch jederzeit nachvollziehen, ob Ihre Information bei den Mitarbeitenden angekommen ist.
Egal ob Medizinisches Versorgungszentrum, Krankenhaus oder standortübergreifender Klinikverbund : unsere Software macht die Dokumentenlenkung zum Kinderspiel.
Fortbildungsmanagement – Pflichtschulungen und E-Learning-Kurse
Inovative Schulungsverwaltung, umfassendes E-Learning-Tool und Ressourcenverwaltung. Mit diesem Modul können Sie alle Arten von Fortbildungen und Pflichtschulungen verwalten, Ihren Mitarbeitenden zugänglich machen sowie Teilnahmen dokumentieren und auswerten. Ein integriertes und einfach zu bedienendes E-Learning-Tool bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Visualisierung von Lerninhalten.
Die integrierte Ressourcenverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit zur übersichtlichen Verwaltung von Schulungsräumen, Ausbildungsmaterial und anderen Ressourcen.
Ereignismanagement - Formularwesen und Checklisten
Die Erfassung von Ereignissen und Meldungen aller Art spielt in jedem Managementsystem eine große Rolle. Mithilfe dieses Softwaremoduls ist es Ihnen möglich, schnell und einfach individuelle Formulare für die Erfassung unterschiedlicher Ereignisse zu erstellen. Ob Beschwerden, Fehler, Zwischenfälle, CIRS-Fälle, Lob, Ideen, Checklisten, Urlaubsanträge oder interne Abstimmungen – mit diesem Modul erfassen Sie unterschiedlichste Anliegen zentral und einheitlich. So erhalten Sie ein leistungsstarkes Werkzeug zur Digitalisierung, Standardisierung und Optimierung Ihrer Abläufe. Dank integrierter bedingter Logik lassen sich Folgeaktionen automatisieren, Workflows gezielt steuern und Meldungen direkt den zuständigen Bereichen oder Personen zuweisen.
Übrigens: Auch zur Einrichtung einer internen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eignet sich diese Softwarelösung inklusive sicherer und anonymer Kommunikation mit Hinweisgebern.
Gerätemanagement - Geräteverwaltung (MPG, Betten, Bürogeräte
Verwalten Sie Ihre Medizinprodukte oder sonstige Geräte zentral und standortübergreifend. Unsere Software unterstützt Sie bei der Planung und Dokumentation von Geräteprüfungen, wie auch bei der Dokumentation und Auswertung von Geräteeinweisungen.
Erfüllen Sie die Vorgaben nach MPG und MPBetreibV und behalten den Überblick über alle Geräte in Ihrer Einrichtung.
Auditmanagement - Interne Audits und Begehungen
Audits zählen zu den wichtigsten Instrumenten eines funktionierenden Managements und ermöglichen eine objektive Bewertung von Abläufen und Prozessen. Das Modul Audit unterstützt Sie bei der Auditdurchführung – von der Auditplanung bis zur Dokumentation im Auditbericht und der Nachbereitung von Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen.
Das Modul eignet sich für die Durchführung sämtlicher Audits und Überprüfungen – vom QM-Audit über ISMS-Audits, Datenschutz-Audits bis zu Kontrollen im Bereich der Hygiene und Arbeitssicherheit.
Risikomanagement - Risiken erfassen, bewerten und managen
Das Modul Risikomanagement ermöglicht den systematischen Umgang mit unterschiedlichsten Risikoarten nach gängigen Normen. Mit dem digitalen Risikomanagement nach ISO 31000 erfassen und bewerten Sie Risiken im Kontext aller unternehmerisch relevanten Aspekte. Ursachen- und Wirkungszusammenhänge lassen sich einfach erkennen. Dank definierter Maßnahmen zur Früherkennung sowie Gegenmaßnahmen reagieren zuständige Personen umgehend auf drohende oder eingetretene Risiken. Werte in der Einrichtung werden geschützt, gesetzliche Anforderungen erfüllt.
Ob im Medizinischen Versorgungszentrum, Reha-Klinik oder standortübergreifendem Klinikverbund – mit dem Aufbau einer reibungslos funktionierenden Risikokultur gehen Sie verantwortungsbewusst mit Risiken um und verfolgen gleichzeitig die Ziele Ihres Gesundheitsunternehmens.
Vertragsmanagement - Verträge verwalten und überwachen
Behalten Sie Ihre Verträge im Blick. Ob Vertragsdokumente, Zusatzvereinbarungen oder den nächstmöglichen Kündigungstermin – mit unserem Softwaremodul haben Sie und Ihre Verantwortlichen alle Informationen rasch zur Hand.
Dokumentieren Sie regelmäßige Vertragsprüfungen und kontrollieren Sie die Wirtschaftlichkeit von Verträgen anhand der aufgelaufenen Kosten. Selbst definierbare Vertragsarten mit beliebigen Zusatzfeldern lassen Ihnen größtmögliche Flexibilität in der Erfassung der erforderlichen Daten.
Erweiterungen - App, Messenger und Externen Ansicht
qualido-App
Die native qualido App ermöglicht es Mitarbeitenden, ausgewählte Funktionen des qualido manager® direkt auf dem Smartphone zu nutzen – verfügbar für Apple und Android Mobilgeräte. Zu den Kernfunktionen zählen:
- Zugriff auf Aufgaben, Dokumente, Termine und IO-Formulare sowie Push-Benachrichtigungen über neue Informationen
- Gerätesuche per Bar- und QR-Code-Scan über die Handykamera, inklusive Dokumentation von Maßnahmen
- Direkte An- und Abmeldung zu Veranstaltungen sowie Import von Terminen in den Kalender
qualido-Messenger
Der qualido Messenger ermöglicht sichere Echtzeit-Teamkommunikation – DSGVO-konform, sowohl im Browser als auch in der qualido App. Die wichtigsten Funktionen:
- Gruppen-Chats auf Basis der bestehenden Gruppenverwaltungslogik des qualido managers® sowie private Direktnachrichten zwischen Kolleginnen und Kollegen
- Sicherer Versand von Anhängen (Fotos, Videos, Dokumente) sowie strukturierte Chat-Threads für übersichtliche Kommunikation
- Technische Grundlage ist das bewährte, offene Matrix-Protokoll, das auch von Sicherheitsbehörden wie der Bundeswehr eingesetzt wird
Externen Ansicht
Die Externe Ansicht ist eine eigenständige Anwendung innerhalb des qualido managers®, die externen Mitarbeitenden einen kontrollierten, vom internen Portal vollständig getrennten Zugang zu ausgewählten Inhalten bietet. Zentrale Funktionen:
- Bereitstellung wichtiger Dokumente (z. B. Arbeitsanweisungen, Sicherheitsdatenblätter) mit Kenntnisnahmepflicht
- Zugang zu Pflichtschulungen und E-Learning-Kursen sowie strukturierte Einarbeitungsplanung für neue externe Mitarbeitende
- Bereitstellung von Formularen und Checklisten, z. B. Gerätechecklisten oder Meldeformulare für Fehler und Defekte
Unsere qualido Software Lösungen
Dokumentenmanagement
Einfache und transparente Dokumentenlenkung mit Freigabeworkflow und Kenntnis-nahmebestätigung
Fortbildungsmanagement
Klassische Schulungsverwaltung und umfassendes E-Learning Tool sowie Ressourcenverwaltung. Auswertung und Dokumentation von Teilnahmen
Gerätemanagement
Standortübergreifende Verwaltung, wie Planung und Dokumentation von Prüfungen und Einweisungen. MPG und MPBetreibV konform.
Ereignismanagement
Erfassung, Bearbeitung, Dokumentation und Auswertung von Beschwerden, Fehlern, Zwischenfällen, Lob, Ideen u.v.a.m.
Auditmanagement
Auditplanung bis hin zur konformen Dokumentation im Auditbericht und der Nachbearbeitung von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen
Risikomanagement
Vertragsmanagement
Verträge erfassen und überwachen, Fristenmanagement und Kosten-kontrolle für Vertragsverantwortliche
Contentmanagement
Erstellung von Intranetseiten, Organigrammen oder Modellierung von Prozessen ohne HTML-Vorkenntnisse direkt im Browser
qualido App
Alles auf einen Blick auch auf dem Smartphone mit Echtzeit-qualido-Infos in der Hosentasche
qualido Messenger
Externen Ansicht
Häufig gestellte Fragen
Welche Vorteile bietet qualido für Kliniken?
qualido bietet Kliniken und Klinikverbünden zahlreiche Vorteile: Mitarbeitende kommen jederzeit und unkompliziert an wichtige Informationen wie Behandlungsleitfäden, Dienstanweisungen, Formulare, aktuelle Meldungen und Gerätebücher. Über die qualido-App sogar direkt von Mobilgeräten.
Darüber hinaus steht ein integrierter Messenger zur Verfügung, der sich besonders für schnelle und DSGVO-konforme Kommunikation – beispielsweise Fachbereichs- bzw. Stationsintern – eignet. Dadurch wird die interne Kommunikation deutlich effizienter und transparenter gestaltet. Die Anwendung des Messengers ist kinderleicht und in der Funktionsweise ähnlich wie bekannte Chat-Dienste.
Unsere QM-Software eignet sich für ideal für einzelne Kliniken mit nur einem Standort aber auch große Klinikverbünde mit mehreren Standorten.
Welche Systemvoraussetzungen werden benötigt?
Für die Nutzung von qualido sind keine besonderen Systemvoraussetzungen erforderlich: Die Software ist browserbasiert und kann über alle gängigen Webbrowser verwendet werden. Zusätzlich steht eine App für iOS und Android Mobilgeräte zur Verfügung, sodass auch ein mobiler Zugriff jederzeit möglich ist.
Wie können Inhalte externen Auditoren bereitgestellt werden?
Inhalte können externen Auditor*innen über die Externen-Ansicht zur Verfügung gestellt werden. Mit der Externen-Ansicht können Sie sicherstellen, dass Auditoren oder auch andere Dienstleister ausschließlich Zugriff auf dafür freigegebene Inhalte zugreifen können.
Können klinische Routineaufgaben digital abgebildet werden?
Routineaufgaben können vollständig digital abgebildet werden. Über das Modul Ereignismanagement lassen sich beispielsweise Formulare für die Dokumentation der regelmäßigen Überprüfungen z. B. der Notfallausrüstung des Reanimationsteams erstellen. Dienthabendes Personal kann die Checklisten bequem z. B. via QRCode, App oder Browser aufrufen und Maßnahmen dokumentieren.
Die erfassten Daten können anschließend ausgewertet werden, was zusätzliche Transparenz und Kontrolle ermöglicht. Ebenso können Defektmeldungen – etwa bei Medizinprodukten – einfach über entsprechende Formulare erfasst und an die richtigen Ansprechpartner*innen weitergeleitet werden.
Wie läuft die Systemeinführung ab?
Nachdem Sie sich für unsere Software entschieden haben setzt sich unser Dozententeam für ein erstes Abstimmungsgespräch mit Ihnen in Verbindung. Unsere Dozenten sind Praktiker*innen aus dem Gesundheitswesen, darunter Notfallmediziner, Einsatz-/Führungskräfte und QM-Fachkräfte, die auf langjährige berufserfahrung und Expertise zurückgreifen können.
Je nach gebuchten Softwaremodulen können zwischen 1 und 4 Schulungstage anfallen. Nach abgeschlossener Schulung erhalten Sie die Zugangsdaten für das Produktivsystem und können mit dem Systemaufbau beginnen. Nach einem Zeitraum von 4-8 Wochen findet ein remote-Audit durch unsere Auditoren statt. In diesem Audit bewerten wir Ihr neues qualido-Portal nach unserem Anforderunskatalog zum Zertifizierungsverfahren „Qualitätssiegel digitales Managementsystem“.
Alle Auditergebnisse werden in einem Auditbericht zusammengefasst und zusammen mit den Verantwortlichen in einem Abschlussgespräch erläutert. Sofern die Anforderungen erfüllt wurden, erhalten Sie das Zertifikat „Qualitätssiegel digitales Managementsystem“ in beliebiger Stückzahl für Ihre Einrichtungen sowie auf Wunsch das Qualitätssiegel als Aufkleber für Ihren Fuhrpark. Anschließend steht dem Kick-Off in Ihrer Klinik nichts mehr im Wege.
Infomaterial anfordern
Sie sind interessiert an unserer Software oder möchten eine Demo buchen? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Unser Sales-Team berät Sie gern und beantwortet all Ihre Fragen.
08052/9959-000
Qualitätsmanagement-Software in der Klinik und im Verbund
qualido hat eine dynamische, moderne und benutzerfreundliche Oberfläche. Mit Hilfe von qualido haben wir die Administration dezentralisiert.
Die Abteilungsleiter haben jetzt mehr Verantwortung: sie können Fortbildungen eigenständig planen, Teilnahmen nachtragen und Dokumente einstellen.
Bei Begehungen oder Zertifizierungen haben wir auf einen Klick alle notwendigen Nachweispflichten sofort verfügbar. qualido genießt eine hohe Akzeptanz bei unseren Mitarbeitern.
Besonders bemerkenswert ist die Zusammenarbeit mit dem qualido Support! Diese ist wirklich hervorragend. Auf Anfragen wird stets schnell, kompetent und immer freundlich reagiert.
Skalierbarkeit, schnelle und einfache Konfiguration, als SaaS ohne eigenes Rechenzentrum sofort einsatzbereit und sicher, freundlicher und zuverlässiger Support – überzeugende Fakten! Nach fast einem Jahr Erfahrung können wir sagen: Qualido hat für uns als digitales Werkzeug der internen Unternehmenskommunikation sowie Personalentwicklung einen Mehrwert, der immer weiter wächst und auch unsere Zertifizierer überzeugt hat.
Mit der qualido Software haben wir unsere ISO-Zertifizierung zu einem echten Erfolg gemacht: Die Mitarbeiter sind vom qualido Informationsportal begeistert.
Auf der Suche nach einer Softwarelösung, welche die unterschiedlichen Anforderungen von Dokumentenlenkung, Maßnahmenverfolgung, Auditmanagement und Medizintechnik sowie auch die Kommunikation zu diesen Themen mit all unseren Standorten abbilden kann, sind wir mit dem qualido
manager fündig geworden. Der Funktionsumfang war von Anfang an überzeugend und die Software bewährt sich mittlerweile im täglichen Einsatz. Ich bin von der qualido Software begeistert und empfehle diese auch so oft ich kann weiter.
Der qualido manager hat uns sehr bei der Umwandlung unserer QM-Prozesse in eine digitale Version unterstützt. So können wir beispielsweise unser Ereignismanagement nun komplett digital abbilden. Auch die anschließende Bearbeitung der einzelnen Prozesse lässt sich jetzt überschaubar und transparent abwickeln, was in der gesamten Organisation eine deutliche Zeitersparnis darstellt.
Delme Klinikum Delmenhorst GmbH
Krankenhaus Die Elisabethinen Graz
Bezirkslinikum Mainkofen
Herz-Neuro-Zentrum Bodensee
Charité Universitätsmedizin Berlin
Bayerisches Rotes Kreuz
Krankenhaus Barmherzige Brüder
Stiftungsklinik Weissenhorn
Universitätsklinikum Augsburg
Bezirkskliniken Schwaben
Institut für Pathologie
AMF Facharztklinik Hamburg
Klinikum Dritter Orden München-Nymphenburg
REGIOMED-KLINIKEN
Gesundheitszentrum Illertissen
Sozialwerk Meiningen
Institut für Pathologie Kaufbeuren-Ravensburg
St. Marien Krankenhaus Ratingen
Augenklinik Dardenne SE
Klinik Bad Trissl
Kreisklinik Ebersberg
TGE- St. Theresien-Krankenhaus Nürnberg
Schwarzwaldkliniken Bad Krozingen
Kliniken Nordoberpfalz AG
Henneberg-Kliniken Hildburghausen GmbH
Klinikum Garmisch-Partenkirchen
MEDINOS Kliniken des Landkreises Sonneberg GmbH
Klinik Augustinum München
Marien-Hospital Euskirchen
LMU Klinikum der Universität München
Sichere und benutzerorientierte Technik
Egal ob im eigenen Rechenzentrum oder auf unseren Servern – Ihre Daten sind bei uns sicher! Alle Daten verbleiben im EU-Datenraum und werden DSGVO-konform gespeichert.
mit programmiert in Aschau im Chiemgau