Qualitätsmanagement in Leitstellen: Funktionierendes QM trotz steigendem Einsatzaufkommen und knapper Ressourcen
Integrierte Leitstellen stehen im Qualitätsmanagement vor besonderen Herausforderungen:
- Strenge gesetzliche Anforderungen und Qualitätsvorgaben der Leitstellengesetze der Länder
- Zertifizierungsanforderungen (z. B. DIN EN ISO 9001 oder DIN EN ISO 27001)
- Komplexe, standortübergreifende Informationslenkung u.a. für Feuerwehr, Rettungsdienst, Hilfsorganisationen und Katastrophenschutz
- Hohe Dokumentationspflichten zu kritischen-Ereignissen, Anmeldungen von Sanitätsdiensten oder zur Zuteilung von Funkgruppen u.v.a.m.
- Gerätemanagement für technische Einsatzmittel wie Kommunikationstechnik, Einsatzleitsysteme und Notstromversorgung
- Gewachsene Papier- und Insellösungen, die im Einsatzalltag nicht praktikabel sind
Ein QM-System für Integrierte Leitstellen muss diese Realität abbilden – ohne zusätzliche Belastung für Mitarbeitende.
qualido wurde nicht als generische Verwaltungssoftware entwickelt, sondern gezielt für Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben
- Mitentwickelt von Notfallmedizinern, Einsatz- und Führungskräften sowie QM-Fachkräften
- Schulung und Systemeinführung durch erfahrene Praktiker:innen aus der Branche, die auf langjährige Berufserfahrung als Qualitätsmanagementbeauftragte, Dienststellenleiter und Auditoren zurückgreifen können
- Tiefes Verständnis für Schichtbetrieb, Leitstellenstrukturen und einsatztaktische Abläufe
- Fokus auf Alltagstauglichkeit – nicht auf bürokratische Idealprozesse
Das Ergebnis ist ein QM-System, das regulatorische Anforderungen in integrierten Leitstellen verständlich, strukturiert und auditfähig macht.
QM-Software für Integrierte Leitstellen: Funktionen mit klarem Nutzen
Der modular aufgebaute qualido manager® stellt Integrierten Leitstellen (Feuerwehr & Rettungsdienst Leitstellen) zentrale Funktionen zur Verfügung, die Qualitätsmanagement im Alltag strukturiert, nachvollziehbar und auditfähig machen:
Dokumentenmanagement - Zentrale QM-Dokumentation
Dokumentenlenkung bedeutet Informationsmanagement und Unternehmenskommunikation. Ob Dokumente, Links oder Warnmeldungen – stellen Sie Ihren Mitarbeitenden Informationen mit wenigen Mausklicks zur Verfügung. Dabei behalten Sie die volle Kontrolle, wem Sie bestimmte Inhalte zugänglich machen wollen und können auch jederzeit nachvollziehen, ob Ihre Information bei den Mitarbeiter*innen angekommen ist.
Egal ob Feuerwehr, Hilfsorganisation oder Integrierte Leitstelle: unsere Software macht die Dokumentenlenkung zum Kinderspiel.
Fortbildungsmanagement – Pflichtschulungen und E-Learning-Kurse
Inovative Schulungsverwaltung, umfassendes E-Learning-Tool und Ressourcenverwaltung. Mit diesem Modul können Sie alle Arten von Fortbildungen und Pflichtschulungen verwalten, Ihren Mitarbeitenden zugänglich machen sowie Teilnahmen dokumentieren und auswerten. Ein integriertes und einfach zu bedienendes E-Learning-Tool bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Visualisierung von Lerninhalten.
Die integrierte Ressourcenverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit zur übersichtlichen Verwaltung von Schulungsräumen, IT-Geräten und anderen Ressourcen.
Ereignismanagement - Formularwesen und Checklisten
Die Erfassung von Ereignissen und Meldungen aller Art spielt in jeder Leitstelle eine große Rolle. Mithilfe dieses Softwaremoduls ist es Ihnen möglich, schnell und einfach individuelle Formulare für die Erfassung unterschiedlicher Ereignisse zu erstellen. Ob Beschwerden, Fehler, Zwischenfälle, Lob, Ideen, Urlaubsanträge oder interne Abstimmungen – mit diesem Modul erfassen Sie unterschiedlichste Anliegen zentral und einheitlich. So erhalten Sie ein leistungsstarkes Werkzeug zur Digitalisierung, Standardisierung und Optimierung Ihrer Abläufe. Dank integrierter bedingter Logik lassen sich Folgeaktionen automatisieren, Workflows gezielt steuern und Meldungen direkt den zuständigen Bereichen oder Personen zuweisen.
Übrigens: Auch zur Einrichtung einer internen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eignet sich diese Softwarelösung inklusive sicherer und anonymer Kommunikation mit Hinweisgebern.
Gerätemanagement - Geräteverwaltung (IT, Fahrzeuge, Funk)
Verwalten Sie Ihre Hardware oder sonstigen Geräte zentral und standortübergreifend. Unsere Software unterstützt Sie bei der Planung und Dokumentation von Geräteprüfungen, wie auch bei der Dokumentation und Auswertung von Geräteeinweisungen.
Behalten Sie den Überblick über die Geräte in Ihrer Organisation.
Auditmanagement - Interne Audits und Begehungen
Audits zählen zu den wichtigsten Instrumenten eines funktionierenden Managements und ermöglichen eine objektive Bewertung von Abläufen und Prozessen. Das Modul Audit unterstützt Sie bei der Auditdurchführung – von der Auditplanung bis zur Dokumentation im Auditbericht und der Nachbereitung von Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen.
Das Modul eignet sich für die Durchführung sämtlicher Audits und Überprüfungen – vom QM-Audit über ISMS-Audits und Datenschutzprüfungen bis zu Kontrollen im Bereich der Arbeitssicherheit.
Risikomanagement - Risiken erfassen, bewerten und managen
Das Modul Risikomanagement ermöglicht den systematischen Umgang mit unterschiedlichsten Risikoarten nach gängigen Normen. Mit dem digitalen Risikomanagement nach ISO 31000 erfassen und bewerten Sie Risiken im Kontext aller unternehmerisch relevanten Aspekte. Ursachen- und Wirkungszusammenhänge lassen sich einfach erkennen. Dank definierter Maßnahmen zur Früherkennung sowie Gegenmaßnahmen reagieren zuständige Personen umgehend auf drohende oder eingetretene Risiken. Werte in der Organisation werden geschützt, gesetzliche Anforderungen erfüllt.
Ob in der Feuerwehr, Hilfsorganisation oder Integrierten Leitstelle – mit dem Aufbau einer reibungslos funktionierenden Risikokultur gehen Sie verantwortungsbewusst mit Risiken um und verfolgen gleichzeitig die Ziele Ihrer Organisation.
Vertragsmanagement - Verträge verwalten und überwachen
Behalten Sie Ihre Verträge im Blick. Ob Vertragsdokumente, Zusatzvereinbarungen oder den nächstmöglichen Kündigungstermin – mit unserem Softwaremodul haben Sie und Ihre Verantwortlichen alle Informationen rasch zur Hand.
Dokumentieren Sie regelmäßige Vertragsprüfungen und kontrollieren Sie die Wirtschaftlichkeit von Verträgen anhand der aufgelaufenen Kosten. Selbst definierbare Vertragsarten mit beliebigen Zusatzfeldern lassen Ihnen größtmögliche Flexibilität in der Erfassung der erforderlichen Daten.
Erweiterungen - App, Messenger und Externen Ansicht
Unsere Softwarelösung kann optional mit Erweiterungen ergänzt werden.
qualido-App
Die native qualido App ermöglicht es Mitarbeitenden, ausgewählte Funktionen des qualido manager® direkt auf dem Smartphone zu nutzen – verfügbar für Apple und Android Mobilgeräte. Zu den Kernfunktionen zählen:
- Zugriff auf Aufgaben, Dokumente, Termine und IO-Formulare sowie Push-Benachrichtigungen über neue Informationen
- Gerätesuche per Bar- und QR-Code-Scan über die Handykamera, inklusive Dokumentation von Maßnahmen
- Direkte An- und Abmeldung zu Veranstaltungen sowie Import von Terminen in den Kalender
qualido-Messenger
Der qualido Messenger ermöglicht sichere Echtzeit-Teamkommunikation – DSGVO-konform, sowohl im Browser als auch in der qualido App. Die wichtigsten Funktionen:
- Gruppen-Chats auf Basis der bestehenden Gruppenverwaltungslogik des qualido managers® sowie private Direktnachrichten zwischen Kolleginnen und Kollegen
- Sicherer Versand von Anhängen (Fotos, Videos, Dokumente) sowie strukturierte Chat-Threads für übersichtliche Kommunikation
- Technische Grundlage ist das bewährte, offene Matrix-Protokoll, das auch von Sicherheitsbehörden wie der Bundeswehr eingesetzt wird
Externen Ansicht
Die Externe Ansicht ist eine eigenständige Anwendung innerhalb des qualido managers®, die externen Mitarbeitenden einen kontrollierten, vom internen Portal vollständig getrennten Zugang zu ausgewählten Inhalten bietet. Zentrale Funktionen:
- Bereitstellung wichtiger Dokumente (z. B. Arbeitsanweisungen, Sicherheitsdatenblätter) mit Kenntnisnahmepflicht
- Zugang zu Pflichtschulungen und E-Learning-Kursen sowie strukturierte Einarbeitungsplanung für neue externe Mitarbeitende
- Bereitstellung von Formularen und Checklisten, z. B. Fahrzeugchecklisten oder Meldeformulare für Fehler und Defekte
Unsere qualido Software Lösungen
Dokumentenmanagement
Einfache und transparente Dokumentenlenkung mit Freigabeworkflow und Kenntnis-nahmebestätigung
Fortbildungsmanagement
Klassische Schulungsverwaltung und umfassendes E-Learning Tool sowie Ressourcenverwaltung. Auswertung und Dokumentation von Teilnahmen
Gerätemanagement
Standortübergreifende Verwaltung, wie Planung und Dokumentation von Prüfungen und Einweisungen. MPG und MPBetreibV konform.
Ereignismanagement
Erfassung, Bearbeitung, Dokumentation und Auswertung von Beschwerden, Fehlern, Zwischenfällen, Lob, Ideen u.v.a.m.
Auditmanagement
Auditplanung bis hin zur konformen Dokumentation im Auditbericht und der Nachbearbeitung von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen
Risikomanagement
Erfassung, Analyse, Bewertung, Minimierung und Überwachung von Risiken
Vertragsmanagement
Verträge erfassen und überwachen, Fristenmanagement und Kosten-kontrolle für Vertragsverantwortliche
Contentmanagement
Erstellung von Intranetseiten, Organigrammen oder Modellierung von Prozessen ohne HTML-Vorkenntnisse direkt im Browser
qualido App
Alles auf einen Blick auch auf dem Smartphone mit Echtzeit-qualido-Infos in der Hosentasche
qualido Messenger
DSGVO-konforme Echtzeit-Kommunikation auf Behörden-Niveau: Sicher chatten via Matrix-Protokoll – mobil und am Desktop NEU!
Externen Ansicht
Sicherer Zugriff auf relevante Inhalte für externe Partner – effizient eingebunden und strikt vom internen System getrennt. NEU!
Häufig gestellte Fragen
Welche Vorteile bietet qualido für Integrierte Leitstellen?
qualido bietet Integrierten Leitstellen zahlreiche Vorteile: Über die App können Mitarbeitende jederzeit und unkompliziert auf wichtige Informationen wie Dienstanweisungen, Formulare, und aktuelle Meldungen zugreifen.
Darüber hinaus steht ein integrierter Messenger zur Verfügung, der sich besonders für schnelle und DSGVO-konforme Kommunikation – beispielsweise bei Einsatzlagen – eignet. Dadurch wird die interne Kommunikation deutlich effizienter und transparenter gestaltet.
Welche Systemvoraussetzungen werden benötigt?
Für die Nutzung von qualido sind keine besonderen Systemvoraussetzungen erforderlich: Die Software ist browserbasiert und kann über alle gängigen Webbrowser verwendet werden. Zusätzlich steht eine App für iOS und Android Mobilgeräte zur Verfügung, sodass auch ein mobiler Zugriff jederzeit möglich ist.
Wie können Inhalte externen Auditoren bereitgestellt werden?
Inhalte können externen Auditor*innen über die Externen-Ansicht zur Verfügung gestellt werden. Mit der Externen-Ansicht können Sie sicherstellen, dass Auditoren oder auch andere Dienstleister ausschließlich Zugriff auf dafür freigegebene Inhalte zugreifen können.
Können Routineaufgaben digital abgebildet werden?
Routineaufgaben können vollständig digital abgebildet werden. Über das Modul Ereignismanagement lassen sich beispielsweise Formulare für die Dokumentation von Fahrzeugabmeldungen oder die Anmeldung eines Sanitätsdienstes erstellen. Dienthabendes Personal kann das Formular bequem z. B. via QRCode, App oder Browser aufrufen und dokumentieren.
Die erfassten Daten können anschließend ausgewertet werden, was zusätzliche Transparenz und Kontrolle ermöglicht. Ebenso können Defektmeldungen über entsprechende Formulare erfasst und an die richtigen Ansprechpartner*innen weitergeleitet werden.
Wie läuft die Systemeinführung ab?
Nachdem Sie sich für unsere Software entschieden haben setzt sich unser Dozententeam für ein erstes Abstimmungsgespräch mit Ihnen in Verbindung. Unsere Dozenten sind Praktiker*innen aus dem Rettungsdienst, darunter Notfallmediziner, Einsatz-/Führungskräfte und QM-Fachkräfte, die auf langjährige berufserfahrung und Expertise zurückgreifen können.
Je nach gebuchten Softwaremodulen können zwischen 1 und 4 Schulungstage anfallen. Nach abgeschlossener Schulung erhalten Sie die Zugangsdaten für das Produktivsystem und können mit dem Systemaufbau beginnen. Nach einem Zeitraum von 4-8 Wochen findet ein remote-Audit durch unsere Auditoren statt. In diesem Audit bewerten wir Ihr neues qualido-Portal nach unserem Anforderunskatalog zum Zertifizierungsverfahren "Qualitätssiegel digitales Managementsystem".
Alle Auditergebnisse werden in einem Auditbericht zusammengefasst und zusammen mit den Verantwortlichen in einem Abschlussgespräch erläutert. Sofern die Anforderungen erfüllt wurden, erhalten Sie das Zertifikat "Qualitätssiegel digitales Managementsystem" in beliebiger Stückzahl für Ihre Rettungswachen sowie auf Wunsch das Qualitätssiegel als Aufkleber für Ihre Einsatzfahrzeuge. Anschließend steht dem Kick-Off in Ihrer Organisation nichts mehr im Wege.
Infomaterial anfordern
Sie sind interessiert an unserer Software oder möchten eine Demo buchen? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Unser Sales-Team berät Sie gern und beantwortet all Ihre Fragen.
08052/9959-000
Qualitätsmanagement-Software im Leitstellen Einsatz
Der qualido manager ist für mich das “genialste Portal des Jahres
Das qualido-Team ist einfach nur super
Dass der Name qualido von Qualität abgeleitet ist, beweist das Team von qualido eindrucksvoll. Gerade für unseren Kreisverband mit vielen Standorten ein echter Glücksgriff!
Der qualido manager wird schon seit vielen Jahren erfolgreich in der Geschäftsstelle und an den vier Rettungswachen genutzt. Mittlerweile wurde auch die Kreiswasserwacht und Kreisbereitschaft im System integriert. Der zunehmend wachsende Funktionsumfang in Kombination mit den verschiedenen Modulen wie qualido.IO und die Geräteverwaltung hat unsere tägliche Arbeit sehr erleichtert. Mittlerweile können wir unser gesamtes Qualitätsmanagementsystem in qualido abbilden und in der täglichen Praxis umsetzen.
Tolle Software, großartiger Support und immer freundlich, kompetent und hilfsbereit! Wir sind mit qualido sehr zufrieden.
Der qualido manager unterstützt uns dabei, alle wichtigen Informationen am richtigen Ort zu haben – und das für über 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie über 2500 Ehrenamtliche. Dabei ist der qualido manager mehr als nur ein QM-Tool: die Module Fortbildungsmanagement, Geräteverwaltung und Ereignismanagement unterstützen die Zusammenarbeit mit den Rettungswachen und ehrenamtlichen Gemeinschaften vor Ort.
Rettungsdienst Rhein-Kreis-Neuss
ILS Rosenheim
VGS Schweiz AG
ILS Traunstein
ILS Amberg
Rettungsdienste NordWestSchweiz AG
ILS Oberland
ILS Erding
ILS Schweinfurt
Amt für Brand- und Katastrophenschutz Regensburg
IRLS Bremerhaven
ILS Bayerischer Untermain
ILS Ansbach
ZRF Ingolstadt
ILS Coburg
ILS Straubing
ILS Landshut
ILS Passau
ILS Mittelfranken
ILS Würzburg
ILS Bayreuth / Kulmbach
ILS Fürstenfeldbruck
ILS Hochfranken
Feuerwehreinsatzzentrale Landkreis München
ILS Donauiller
Sichere und benutzerorientierte Technik
Egal ob im eigenen Rechenzentrum oder auf unseren Servern – Ihre Daten sind bei uns sicher! Alle Daten verbleiben im EU-Datenraum und werden DSGVO-konform gespeichert.
mit programmiert in Aschau im Chiemgau