In der Ausbildung – ob im Rettungsdienst oder in der Pflege – wechselt die begleitende Person täglich. Wer sicherstellen wollte, dass genau diese Person Zugriff auf den Tätigkeitsbericht eines Auszubildenden bekommt, musste das bisher über Rollen, Verantwortliche oder Bereiche abbilden. Bei einem großen und wechselhaften Personenkreis wird das schnell unpraktikabel. Mit dem neuen Sonderfeld „Betreuer“ in Modul Ereignismanagement gehört dieser Umweg der Vergangenheit an.
Das Sonderfeld „Betreuer“ im Formular einrichten
Die Idee ist denkbar einfach: Beim Ausfüllen eines Formulars wird direkt festgelegt, wer den Vorgang im Nachgang betreuen soll. Technisch handelt es sich um eine erweiterte Auswahlbox mit Suchfunktion, über die genau eine Person ausgewählt werden kann. Nach dem Absenden erscheint der Vorgang automatisch in der Aufgabenliste dieser Person – ohne Eingriff in die Verwaltung. Der Betreuer sieht dabei ausschließlich die Vorgänge, bei denen er persönlich eingetragen ist. Sobald er einen davon öffnet, gilt er als gelesen, was im Logbuch separat vom „Gelesen“-Status durch Administratoren festgehalten wird.
Berechtigungen im Detail
Der Betreuer hat dieselben Rechte wie der Verfasser: Stammdaten einsehen, Notizen hinterlegen, Formular-PDF abrufen, Dateien hinzufügen und – sofern in der Vorgangsart aktiviert – das Formular nachbearbeiten. Felder, die nur für Administratoren oder Verantwortliche sichtbar sind, bleiben ausgeblendet. Administrationsrechte werden durch das Betreuer-Feld ausdrücklich nicht erteilt. Soll der Betreuer zusätzlich Stammdaten wie Bereich oder Kategorien ändern können, lässt sich das gezielt über Sonderfelder und Vorgangsbedingungen konfigurieren.
Flexibilität im laufenden Betrieb
Der Betreuer kann jederzeit über die Formularnachbearbeitung geändert werden – auch nach bereits erfolgter Bearbeitung, ohne Admineingriff. Hat heute Kollegin Müller die Schicht begleitet und morgen übernimmt Herr Schmidt, ist das im System mit wenigen Klicks angepasst. Das Betreuer-Feld ist kein Ersatz für die bestehende Rollenstruktur, sondern eine gezielte Ergänzung für Szenarien, in denen diese zu unflexibel oder zu aufwendig wäre. Wer Prozesse mit wechselnden Zuständigkeiten abbilden will, bekommt damit ein schlankes Werkzeug, das direkt im Formular ansetzt – ohne Umweg über die Administration.
