Software // Modul Dokumente

Dokumentenlenkung & Dokumenten­management

Dokumentenlenkung bedeutet Informationsmanagement und Unternehmenskommunikation. Ob Dokumente, Links oder Warnmeldungen – stellen Sie Ihren Mitarbeitern Informationen mit wenigen Mausklicks zur Verfügung. Dabei behalten Sie die volle Kontrolle, wem Sie bestimmte Inhalte zugänglich machen wollen und können auch jederzeit nachvollziehen, ob Ihre Information beim Mitarbeiter angekommen ist.

Egal ob Krankenhaus, Rettungswache oder Unternehmen: unsere Software macht die Dokumentenlenkung zum Kinderspiel.

Die Funktionen im Überblick

Zielgerichtete Dokumentenlenkung

Kenntnisnahmebestätigung durch Mitarbeiter

Volltextsuche und Filterfunktionen

Mehrstufiger Freigabeworkflow

Archivierung und Revisionierung

Intuitive Bedienbarkeit

Flexible Rechteverwaltung

Abbildung Ihrer Organisationen

Ziel­ge­rich­te­te Do­ku­men­ten­len­kung

Die zielgerichtete Lenkung von wichtigen Informationen an Mitarbeiter spielt gerade im Sozial- und Gesundheitswesen eine große Rolle. Sie trägt dazu bei, dass Fehler vermieden werden, bevor Sie passieren. Jedoch nur, wenn die notwendige Information auch beim entsprechenden Empfänger und zur richtigen Zeit ankommt! Mit dem Modul Dokumentenmanagement können Sie Ihre Dokumente gezielt an einzelne Mitarbeitergruppen oder alternativ an Verteilergruppen lenken. Dabei können Sie verschiedene optionale Funktionalitäten wie z. B. die Kenntnisnahmefunktion oder die E-Mail Benachrichtigung auswählen.

Kennt­nis­nah­me­be­stä­ti­gung durch 
Mit­ar­bei­ter

Damit Sie nachvollziehen können, ob Informationen beim Mitarbeiter angekommen sind und auch gelesen wurden, steht Ihnen die Funktion “Kenntnisnahmebestätigung” zur Verfügung. Sie können diese direkt beim Einstellen von Dokumenten auswählen und betroffene Mitarbeitergruppen auswählen. Mitarbeiter, die einer ausgewählten Zielgruppe angehören, werden automatisch auf der Startseite des Infoboards über das neue Dokument informiert. Nachdem das Dokument gelesen wurde, kann dies mit einer Schaltfläche durch den Benutzer bestätigt werden. Die Meldung über ein neues Dokument verschwindet anschließend aus dem Infoboard. Außerdem stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Auswertung der Kenntnisnahmen zur Verfügung.

Voll­text­su­che und Fil­ter­funk­tio­nen

Großen Wert haben wir auf die intuitive Bedienung und das schnelle Auffinden von Informationen gelegt. Damit Dokumente schnell gefunden werden, stehen zahlreiche Dokumentenfilter zur Verfügung, die von jedem Benutzer verwendet werden können. Außerdem steht in der Mitarbeiteransicht eine leistungsstarke Suchfunktion zur Verfügung, die sämtliche Dokumente systematisch erfasst. Dadurch ist es Ihnen möglich, Dokumente zu finden, auch wenn Sie den richtigen Dokumententitel gar nicht kennen. Jedes Wort, das in einem Dokument enthalten ist, lässt sich als Suchbegriff verwenden.

Mehr­stu­fi­ger Frei­ga­be­work­flow

Neue Dokumente unterliegen in vielen Fällen der vorherigen Prüfung und anschließenden Freigabe durch eine oder mehrere verantwortliche Personen, bevor diese für Mitarbeiter sichtbar im Infoboard angezeigt werden. Hierfür stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Als Prüfer oder Freigeber können einzelne Mitarbeiter oder auch Mitarbeitergruppen ausgewählt werden. Wurde ein Dokument geprüft, erfolgt die automatische Weiterleitung zum Freigeber. Erst nachdem der Freigabeworkflow abgeschlossen und das Dokument freigegeben wurde, wird es in der Mitarbeiteransicht sichtbar.

Ar­chi­vie­rung und Re­vi­sio­nie­rung

Wird für ein bestehendes Dokument eine neue Revision erstellt, haben Sie jederzeit die Möglichkeit auf frühere revisionssichere Versionen zurückzugreifen. Dokumente, die nicht mehr benötigt werden, können im Archiv unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung archiviert werden. Wird ein archiviertes Dokument zu einem späteren Zeitpunkt erneut benötigt, können Sie dieses mit wenigen Klicks erneut freigeben und Ihren Mitarbeitern bereitstellen.

In­tui­ti­ve Be­dien­bar­keit

Damit sich Ihre Mitarbeiter gut im Infoboard zurechtfinden, stehen verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten zur grafischen Darstellung zur Verfügung. Sie können z. B. den Menübaum und die Startseite individuell gestalten und Funktionalitäten ein- und ausblenden. Außerdem wurde bereits bei der Entwicklung viel Wert auf eine komfortable und selbsterklärende Bedienung gelegt, sodass sich auch Mitarbeiter mit weniger Computerkenntnissen gut darin zurechtfinden.

Fle­xi­ble Rech­te­ver­wal­tung

Mit wenigen Mausklicks können Sie Mitarbeiter als “Dokumentenverantwortliche” definieren, sodass neue Dokumente erstellt, bearbeitet oder archiviert werden können. Die Berechtigungen können Sie sogar so weit einschränken, dass nur Dokumente einer Mitarbeitergruppe bearbeitet werden können. Damit behalten Sie sicher die Kontrolle darüber, wer Dokumente erstellen, bearbeiten oder löschen darf.

Ab­bil­dung Ih­rer Or­ga­ni­sa­ti­on

Der qualido manager bietet verschiedene Funktionen zur Verwaltung von hierarchischen Gruppenstrukturen und die Möglichkeit, große Einrichtungen mit verschiedenen Organisationsbereichen abzubilden. So können Sie z. B. für unterschiedliche Standorte einzelne Subportale anlegen und zentral verwalten. Das macht Sie beim Einsatz des qualido managers noch effizienter und flexibler.

Einsatz beim Kunden

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Wir waren lange auf der Suche nach einer Software, welche unsere Wünsche und Ansprüche erfüllt.
Eine leichte und intuitive Bedienung gehörten zu den wichtigsten Punkten. Da die Akzeptanz der Software davon maßgeblich beeinflusst wird.
Je leichter, verständlicher und intuitiver sich eine Software bedienen lässt, desto wahrscheinlicher ist auch, die erfolgreich in einem Unternehmen einzuführen.
Darüber hinaus musste diese auch die Anforderungen der IATF16949 erfüllen.

Dies hat Qualido mit der Software im vollen Umfang erfüllt.
Seit der Einführung von Qualido im Jahre 2019 haben wir bei dem Auditpunkten Dokumentenlenkung, Schulung von Mitarbeiter*innen keine Beanstandungen.

Ralf Lorenz
Quality Planner / Calculator
Magna Mirrors
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Die Einführung des qualido manager stellte für unser Unternehmen einen bedeutenden Türöffner für sämtliche Themengebiete der digitalisierten Arbeitswelt und eines zuverlässigen Wissensmanagements dar. Die breit gefächerten Funktionen sind vielseitig einsetzbar, extrem praxisnah und für die meisten Mitarbeiter intuitiv bedienbar. Die Kollegen schätzen die schnelle, zielgerichtete und mobil verfügbare Informationsverteilung und -gewinnung. Anstehende Aufgaben und Pflichtunterweisungen, ob als Präsenztermin oder eLearning, können nicht mehr vergessen werden.

Florian Gröschel
Qualitätsmanagementbeauftragter
Sozialwerk Meiningen
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Mit der qualido Software haben wir unsere ISO-Zertifizierung zu einem echten Erfolg gemacht: Die Mitarbeiter sind vom qualido Informationsportal begeistert.

Dr. Wolfgang Hölz (MBA)
Oberarzt
Universitätsklinikum Augsburg
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Auf der Suche nach einer Softwarelösung, welche die unterschiedlichen Anforderungen von Dokumentenlenkung, Maßnahmenverfolgung, Auditmanagement und Medizintechnik sowie auch die Kommunikation zu diesen Themen mit all unseren Standorten abbilden kann, sind wir mit dem qualido
manager fündig geworden. Der Funktionsumfang war von Anfang an überzeugend und die Software bewährt sich mittlerweile im täglichen Einsatz. Ich bin von der qualido Software begeistert und empfehle diese auch so oft ich kann weiter.

Ruth Jonen
Qualitätsmanagementbeauftragte
Augenklinik Dardenne SE
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Durch qualido haben wir 24/7 einen schnellen Draht zu allen Mitarbeitern, unabhängig vom Standort. Transparente dokumentierte Prozesse vermeiden Schadensfälle, Doppelarbeiten, Fehler, erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, zeigen Verantwortliche und Kompetenzbereiche auf, sichern und optimieren Arbeitsabläufe (unabhängig von Einzelpersonen) und geben dem Mitarbeiter Rechtssicherheit in seinem Tun und Handeln. Bei Begehungen oder Zertifizierungen haben wir auf einen Klick alle notwendigen Nachweispflichten sofort verfügbar. qualido genießt eine hohe Akzeptanz bei unseren Mitarbeitern.

Natalja Kruppa
Qualitätsmanagementbeauftragte
Haßberg-Kliniken
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Zur Darstellung unseres QMS ist der qualido manager für unsere Klinik ein großer Gewinn! Die benutzerfreundliche Oberfläche, die übersichtliche Abbildung unserer Prozesse, der schnelle Zugriff auf Arbeitsdokumente, als auch die Kommunikationsplattform, ist für alle Mitarbeiter im täglichen Gebrauch eine große Unterstützung. Besonders bemerkenswert ist aber auch die Zusammenarbeit mit dem qualido Support! Diese ist wirklich hervorragend. Auf Anfragen wird stets schnell, kompetent und immer freundlich reagiert.

Jacqueline Giebel
Qualitätsmanagementbeauftragte
Kreisklinik Ebersberg

Dokumentenmanagement

Downloads

Hier finden Sie weiterführende Informationen und Arbeitshilfen für den Bereich Dokumentenmanagement.

Dokumentenmanagement - Modulblatt
$10
Dokumentenmanagement - Checkliste zur Systemeinführung
$10

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