Modul Audit

Auditmanagement

Interne Audits zählen zu den nützlichsten Instrumenten eines funktionierenden Managements und ermöglichen eine objektive Bewertung der internen Abläufe und Prozesse. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse leisten einen wesentlichen Beitrag zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess und liefern somit einen großen Mehrwert für das gesamte Gesundheitsunternehmen. Damit interne Audits oder Systembewertungen den größtmöglichen Nutzen liefern, müssen diese von dem durchführenden Auditor intensiv vorbereitet, strukturiert geplant, transparent durchgeführt und vollständig dokumentiert werden. Verschiedene Normen und Regelwerke fordern in regelmäßigen Abständen eine Überprüfung der Funktionsfähigkeit des (Qualitäts)managementsystems.

Das Modul Audit unterstützt Sie bei der gesamten Auditdurchführung. Von der Auditplanung bis hin zur konformen Dokumentation im Auditbericht und der Nachbereitung von Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen. Der durchführende Auditor kann sich durch seinen individuell zusammengestellten Fragen-/Prüfkatalog durcharbeiten und ggf. benötigte Hintergrundinformationen zu den gesetzlichen Vorgaben oder Anforderungen aus aktuellen Normen und Regelwerken abrufen, ohne die erforderliche Flexibilität im Auditablauf zu verlieren. Das Modul eignet sich ideal für die Durchführung interner und externer Qualitätsaudits und Überprüfungen. Die Software kann auch für die Durchführung von Kontrollen im Bereich Arbeitssicherheit- und Schutz, Überprüfungen der Arzneimittelvorräte oder für Datenschutzaudits verwendet werden. Zum Anwendungsbereich sind Ihnen keine Grenzen gesetzt.

Die Funktionen im Überblick

Grundfunktionen des Modul Auditmanagement

Papierlose Auditdurchführung

Mobile / Geräte-unabhängige Nutzung

In- / Export von Fragenkatalogen

Strukturierte Auditplanung

Bewertung und Dokumentation

Interne Notizen für Auditoren

Aussagekräftiger Auditbericht

Durchführung von Nachaudits

Papierlose Auditdurchführung

Das Ziel eines papierlosen Büros verfolgen viele Unternehmen. Nicht nur zum Schutz der Umwelt, sondern auch um der gesetzlichen Nachweispflicht nachzukommen ohne unzählige Aktenordner in einem Archiv vorhalten zu müssen! Im Rahmen eines Audits ist eine umfangreiche Dokumentation durch den Auditor zwingend erforderlich. Das Modul Audit wurde aus diesem Grund so entwickelt, dass es den Anforderungen des Außendienstes standhält. Zum Audittermin müssen keine weiteren Dokumente in Papierform wie z. B. Checklisten mitgenommen werden. Alle benötigten Unterlagen liefert Ihnen die Software. Sämtliche Dokumente die beim Audit als Nachweis gesichtet wurden, können auf Wunsch in digitaler Form erfasst und ggf. gespeichert werden.

Modul Audit - papierlose Auditdurchführung
Modul Audit - mobile und Geräteunabhängige Nutzung

Mobile und Geräteunabhängige Nutzung

Die Software wurde als Webapplikation mit etablierten und weit verbreiteten Webstandards entwickelt, sodass diese Herstellerunabhängig und auf allen gängigen Betriebssystemen funktioniert. Alles was Sie auf Ihrem Endgerät benötigen ist ein Internetbrowser wie z. B. Mozilla Firefox, Google Chrome oder Microsoft-EDGE und eine Internetverbindung.

In- und Export von Fragenkatalogen

Auditfragen können mit wichtigen Hintergrundinformationen für den Auditor wie z. B. die gesetzlichen Vorgaben oder Anforderungen aus dem entsprechenden Regelwerk angelegt und zu Fragekatalogen zusammengefasst werden. Damit gehen Sie auf Nummer sicher, wirklich alle wichtigen Anforderungen im Audit bewertet zu haben. Zudem haben Auditoren alle wesentlichen Informationen, die für eine objektive Bewertung der Fragen erforderlich sind zum Abruf parat. Fragenkataloge können dank der interierten In- und Exportfunktion in das Auditmanagementsystem eingebunden oder auch an andere Auditoren weitergegeben werden. Davon profitieren unter anderem Unternehmens- und Qualitätsverbunde.

Modul Audit - Import/Export von Fragenkatalogen
Modul Audit - Auditplan

Strukturierte Auditplanung

Verschiedene Normen und Regelwerke fordern regelmäßige interne Audits und setzen eine strukturierte Planung dieser voraus. Zudem muss das Unternehmen bzw. der betroffene Fachbereich dafür sorge tragen, dass erforderliche Ressourcen wie die Geschäftsführung, Qualitätsmanager und Abteilungsleiter zum geplanten Zeitpunkt dem Auditor für das Audit zur Verfügung stehen. Aus diesem Grund sollten die Auditteilnehmer frühzeitig über den zeitlichen Ablauf informiert werden. Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Auditplan zu erstellen und diesen direkt per E-Mail an die betroffenen Teilnehmer zu versenden. Der Auditplan wird anschließend direkt in der Auditdokumentation gespeichert.

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Bewertung und Dokumentation

Audits können auf verschiedene Art und Weise in unserer Software durchgeführt werden. Sie haben die Möglichkeit, den Fragenkatalog direkt in der Software mithilfe von einem Notebook oder Tablet abzuarbeiten. Die Bewertung der Auditfragen erfolgt nach einem branchenüblichen Bewertungsschema. Werden Fragen überdurchschnittlich gut oder als Neben-/Hauptabweichung bewertet, muss das Ergebnis von dem Auditor begründet und in dem dafür vorgesehenen Eingabefeld dokumentiert werden. Somit können Sie in Ihrer Funktion als Auditor sicherstellen, dass Sie eine vollständige Auditdokumentation erstellt haben und ihrer Nachweispflicht nachkommen.

Modul Audit - Notizen für Auditoren

Interne Notizen für Auditoren

Ein Audit stellt auch für die Auditoren eine große Herausforderung dar. Kaum wo anders, strömen in kürzester Zeit so viele Informationen und Eindrücke auf den Auditor ein, wie bei einem Audit vor Ort. Damit keine gesammelten Informationen aufgrund der enormen Informationsflut verloren gehen, können diese direkt bei der Abarbeitung des Fragenkatalogs dokumentiert und jederzeit wieder eingesehen werden. Damit sind Sie auf der sicheren Seite, keine wesentlichen Informationen zu vergessen. Denn diese Notizen können beim nächsten Audit oder auch im Falle eines Nachaudits von großer Bedeutung sein!

Aussagekräftiger Auditbericht

Nachdem der Fragenkatalog vollständig abgearbeitet und bewertet wurde, kann das Audit abgeschlossen und der Auditbericht generiert werden. Der Auditbericht wird anschließend aus den Bewertungen und Eingaben erzeugt und beinhaltet ein Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, Auditplan, Teilnehmerliste, Bewertungen und Dokumentationen sowie eine Maßnahmenübersicht. Diesen können sie auf Wunsch direkt per E-Mail oder auch in Papierform an die entsprechenden Empfänger versenden.

Modul Audit - Nachaudit

Durchführung von Nachaudits

In vereinzelten Fällen kann es vorkommen, dass nach einem Audit die Konformität des Managementsystems nicht bestätigt werden kann, da Anforderungen nur teilweise oder gar nicht erfüllt wurden – ein Nachaudit kann in diesen Fällen erforderlich werden. Dabei wird durch den Auditor überprüft, ob die beim Audit festgestellten Abweichungen behoben oder geeignete Korrekturmaßnahmen eingeleitet wurden. In der übersichtlichen Maßnahmenliste kann das entsprechende Audit ausgewählt und bei Notwenigkeit mit nur einem Mausklick ein Nachaudit erzeugt werden.

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