Software // Modul Ereignisse
Ereignismanagement
Die Erfassung von Ereignissen und Meldungen aller Art spielt in jedem Managementsystem eine große Rolle. Mithilfe dieses Softwaremoduls ist es Ihnen möglich, schnell und einfach individuelle Formulare für die Erfassung unterschiedlicher Ereignisse zu erstellen. Ob Beschwerden, Fehler, Zwischenfälle, Lob, Ideen, Fahrzeugchecklisten, Urlaubsanträge oder interne Abstimmungen – mit diesem Modul erfassen Sie unterschiedlichste Anliegen zentral und einheitlich. So erhalten Sie ein leistungsstarkes Werkzeug zur Digitalisierung, Standardisierung und Optimierung Ihrer Abläufe. Dank integrierter bedingter Logik lassen sich Folgeaktionen automatisieren, Workflows gezielt steuern und Meldungen direkt den zuständigen Bereichen oder Personen zuweisen.
Übrigens: Auch zur Einrichtung einer internen Meldestelle nach dem neuen Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eignet sich diese Softwarelösung inklusive sicherer und anonymer Kommunikation mit Hinweisgebern.
Die Funktionen im Überblick
Komfortabler Formulareditor
Zielgerichtete Ereignismeldungen
Anonyme Ereigniserfassung
Stellungnahmen und Antwortschreiben
Projekt- und Aufgabenplaner
Benachrichtigungszentrale Eskalationsmanagement
Dokumentation im Logbuch
Filter- und Auswertungsfunktionen
Meldestelle für Hinweise – HinSchG-konform
Komfortabler Formulareditor
Der komfortable Formulareditor mit vordefinierten Feldern, Elementen, Kontakt- und Sonderfeldern ermöglicht Ihnen die Erstellung von individuellen Formularen ganz nach Ihren Wünschen und Anforderungen. Sie können beliebig viele Formulare für verschiedene Vorgangsarten wie z. B. Ereignismeldungen, Fehlermeldungen, CIRS, Ideenbörse, u. v. a. m. anlegen und Ihren Mitarbeitern bereitstellen. Mitarbeiter können bei Bedarf das gewünschte Meldeformular öffnen, ausfüllen und an die Verantwortlichen abschicken. Dabei besteht für den meldenden Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit, den aktuellen Bearbeitungsstand einzusehen. Durch integrierte bedingte Logik und Automatisierung lassen sich Formulare dynamisch steuern, Folgeaktionen auslösen und Prozesse gezielt optimieren.
Zielgerichtete Ereignismeldungen
Kritische Ereignisse oder Fehlermeldungen bedürfen einer schnellen Reaktion ohne zeitlichen Verzug. Nur so können weitere Vorfälle abgewendet und das Schadensausmaß begrenzt werden. In diesen Fällen ist es wichtig, dass Meldungen ohne lange Umwege zum richtigen Ansprechpartner gelangen. qualido.IO ermöglicht Ihnen, zu jeder Vorgangsart verantwortliche Personen hinzuzufügen, die für die Bearbeitung der Meldungen beauftragt sind. Diese können auf Wunsch sogar in Bereiche aufgeteilt werden, sodass nur auf Meldungen aus dem eigenen Zuständigkeitsbereich zugegriffen werden kann. Neu dazu: Dank integrierter bedingter Logik lassen sich Vorgangsarten ab jetzt automatisieren und passenden Workflows zuweisen – für noch schnellere, gezielte Reaktionen und klare Zuständigkeiten.
Anonyme Ereigniserfassung
Die anonyme Erfassung von kritischen Ereignissen in Form eines CIRS (Critical-Incident-Reporting-System) gehört in Gesundheitsunternehmen mittlerweile zum guten Standard. Durch diese Art von gelebter Fehlerkultur konnten in den vergangenen Jahren bereits unzählige Behandlungsfehler und Patientenschäden vermieden werden. Damit Ihre Mitarbeiter kritische Ereignisse und Fehler erfassen, muss sichergestellt werden, dass keine Rückschlüsse auf den Melder erfolgen können. Mit qualido.IO wird die anonyme und datenschutzkonforme Erfassung möglich! Wurde die Funktion zur anonymen Erfassung von Vorgängen aktiviert, kann selbst ein Superadministrator keine Angaben zum Melder ermitteln.
Stellungnahmen und Antwortschreiben
Werden Beschwerden oder Fehlermeldungen durch Ihre Mitarbeiter im System erfasst, erfolgt im Nachgang die strukturierte Abarbeitung durch die verantwortlichen Sachbearbeiter. Gerade bei Beschwerden von Patienten oder Kunden kann es erforderlich werden, sich den Sachverhalt von beteiligten Mitarbeitern genau schildern zu lassen. Dafür steht Ihnen die integrierte Funktion „Stellungnahmen“ zur Verfügung. Verantwortliche können mit wenigen Mausklicks Stellungnahmen von einem oder auch mehreren Mitarbeitern anfordern und diese zeitlich terminieren. Wird die Abgabefrist überschritten, erfolgt eine automatische Benachrichtigung an die verantwortlichen Sachbearbeiter. Nachdem die Meldung abgearbeitet wurde, können Sie dem Melder eine Antwort per E-Mail, Brief oder qualido-Nachricht zukommen lassen.
Projekt- und Aufgabenplaner
Die Bearbeitung von Meldungen kann u.U. sehr umfangreich werden. Damit Sie den Überblick über noch offene oder bereits durchgeführte Maßnahmen behalten, steht Ihnen eine umfangreiche Aufgabenliste zur Verfügung. Dort können Sie dem Vorgang einzelne Aufgaben hinzufügen, ausführlich beschreiben, zeitlich terminieren, den Kostenaufwand festlegen und verantwortliche Mitarbeiter definieren. Zudem steht Ihnen ein zentraler Maßnahmenplan als Gesamtübersicht zur Verfügung, indem alle Aufgaben aus den verschiedenen Vorgangsarten angezeigt werden können.
Benachrichtigungszentrale – gezielt informieren, effizient eskalieren
Die Benachrichtigungszentrale bietet Ihnen die Möglichkeit, E-Mail-Benachrichtigungen für jede Vorgangsart gezielt zu steuern. Neben Administratoren können auch berechtigte Nicht-Administratoren ausgewählt werden, um beispielsweise über neue oder überfällige Vorgänge und Aufgaben informiert zu werden. So entsteht ein wirkungsvolles Eskalationsmanagement, das sich flexibel an Ihre internen Strukturen und Abläufe anpassen lässt.
Die Benachrichtigungen lassen sich individuell je Mitarbeiter konfigurieren – abhängig von Zuständigkeit und Vorgangsart. Dadurch stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen zuverlässig und zeitgerecht bei den richtigen Personen ankommen – für mehr Übersicht, Verbindlichkeit und Effizienz.
Dokumentation im Logbuch
Das integrierte Logbuch dokumentiert alle Bearbeitungsschritte vollständig und nachvollziehbar. Jeder Vorgang wird lückenlos erfasst – von der ersten Meldung über Stellungnahmen bis zur abschließenden Erledigung. Verantwortliche behalten jederzeit den Überblick und können bei Bedarf die Bearbeitung nahtlos übernehmen. Zusätzlich lassen sich manuelle Bearbeitungsvermerke wie Telefonnotizen oder Gesprächsprotokolle ergänzen. Auch automatisch ausgelöste Bedingungen werden protokolliert und sichtbar gemacht. So erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Dokumentationspflichten, sondern sorgen für maximale Transparenz und Revisionssicherheit in Ihrem Gesundheitsunternehmen.
Filter- und Auswertungsfunktionen
Es stehen Ihnen vielfältige Möglichkeiten zur Auswertung in unserer Software für Ereignismanagement zur Verfügung. Durch individuell definierbare Filterbedingungen lassen sich gezielt Informationen aus gemeldeten Vorgängen analysieren. Mögliche Ergebnisse sind unter anderem Auswertungen zur durchschnittlichen Bearbeitungszeit, zum Gesamtzeitaufwand oder zu den Gesamtkosten. So erhalten Sie aussagekräftige Kennzahlen zur Prozessoptimierung, steigern die Effizienz im Qualitätsmanagement und schaffen Transparenz im gesamten Meldesystem – ein entscheidender Vorteil für das Gesundheitswesen und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
Hinweisgebersystem gemäß HinSchG
Mit dem Modul Ereignismanagement realisieren Sie im Handumdrehen ein vollständig rechtskonformes Hinweisgebersystem gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Meldungen können durch Hinweisgeber anonym übermittelt und von den zuständigen Personen datenschutzkonform gesichtet sowie bearbeitet werden. Die integrierte Nachrichtenfunktion ermöglicht dabei eine geschützte, dialogfähige Kommunikation – etwa für Rückfragen oder zur Information über eingeleitete Maßnahmen. Auch sensible Dateien, wie Beweismittel, lassen sich anonym austauschen.
Ergänzend bietet die qualido GmbH die erforderliche Fachkundeschulung nach § 15 Abs. 2 HinSchG an und qualifiziert Ihre Mitarbeitenden als interne Meldestellenbeauftragte.
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Einsatz beim Kunden
Auf der Suche nach einer Softwarelösung, welche die unterschiedlichen Anforderungen von Dokumentenlenkung, Maßnahmenverfolgung, Auditmanagement und Medizintechnik sowie auch die Kommunikation zu diesen Themen mit all unseren Standorten abbilden kann, sind wir mit dem qualido
manager fündig geworden. Der Funktionsumfang war von Anfang an überzeugend und die Software bewährt sich mittlerweile im täglichen Einsatz. Ich bin von der qualido Software begeistert und empfehle diese auch so oft ich kann weiter.
Der qualido manager hat uns sehr bei der Umwandlung unserer QM-Prozesse in eine digitale Version unterstützt. So können wir beispielsweise unser Ereignismanagement nun komplett digital abbilden. Auch die anschließende Bearbeitung der einzelnen Prozesse lässt sich jetzt überschaubar und transparent abwickeln, was in der gesamten Organisation eine deutliche Zeitersparnis darstellt.
Der qualido manager wird schon seit vielen Jahren erfolgreich in der Geschäftsstelle und an den vier Rettungswachen genutzt. Mittlerweile wurde auch die Kreiswasserwacht und Kreisbereitschaft im System integriert. Der zunehmend wachsende Funktionsumfang in Kombination mit den verschiedenen Modulen wie qualido.IO und die Geräteverwaltung hat unsere tägliche Arbeit sehr erleichtert. Mittlerweile können wir unser gesamtes Qualitätsmanagementsystem in qualido abbilden und in der täglichen Praxis umsetzen.
Durch qualido haben wir 24/7 einen schnellen Draht zu allen Mitarbeitern, unabhängig vom Standort. Transparente dokumentierte Prozesse vermeiden Schadensfälle, Doppelarbeiten, Fehler, erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, zeigen Verantwortliche und Kompetenzbereiche auf, sichern und optimieren Arbeitsabläufe (unabhängig von Einzelpersonen) und geben dem Mitarbeiter Rechtssicherheit in seinem Tun und Handeln. Bei Begehungen oder Zertifizierungen haben wir auf einen Klick alle notwendigen Nachweispflichten sofort verfügbar. qualido genießt eine hohe Akzeptanz bei unseren Mitarbeitern.
Mit dem Umstieg auf qualido gelang uns erstmals die Verbindung zwischen QM und Mitarbeiterkommunikation, was zu einer Verbesserung des gesamten QM-Prozesses geführt hat. Außerdem lassen sich wichtige Schnittstellen wie z.B. MPG-Einweisung und Fehlermanagement in den QM-Prozess perfekt einbinden. Unsere Mitarbeiter sind begeistert und die qualido-Kundenbetreuung ist hervorragend.
Ereignismanagement
Downloads
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Ereignismanagement - Modulblatt
Ereignismanagement - Checkliste zur Systemeinführung
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