Zwei Features, ein Gamechanger: Die zentrale Listenverwaltung und die Vorgangs-Bedingung "Daten an Schnittstelle senden (Webhook)" im qualido manager® spielen so eng zusammen, dass aus starren, fehleranfälligen Routineaufgaben ein vollautomatisierter High-Speed-Workflow wird.
Das Prinzip ist einfach: Ihre Mitarbeiter melden eine Störung und wählen aus sauber gepflegten Listen die passende Kategorie. Im Hintergrund prüft das System die Eingabe in Echtzeit. Greift die Vorgangs-Bedingung, wird der Webhook vollautomatisch generiert und an Ihre Drittsysteme übermittelt. Statt wertvolle Minuten mit dem Abtippen von Daten zu verlieren, rückt die sofortige Problemlösung in den Fokus. Das Ergebnis: eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag und eine fehlerfreie Kommunikation zwischen all Ihren Systemen.
Schritt 1: Saubere Daten durch zentrale Listenverwaltung
Wer Formulare im Qualitätsmanagement, der Verwaltung oder im HR-Bereich betreut, kennt das Problem: Auswahllisten wie Fehlerursachen, Reinigungszyklen oder interne Klassifizierungen ändern sich ständig. Baut man diese Optionen manuell in jedes einzelne Formular ein, mutiert jede kleine Anpassung zu einer zeitraubenden Aufgabe.
Die Lösung ist unsere zentrale Listenverwaltung. Statt Daten redundant in jedem Formular zu hinterlegen, verwalten Sie Eintragslisten für Auswahlboxen, Checkboxen und Radioboxen an einer einzigen zentralen Stelle:
- Fokus auf individuelle Listen: Ideal für Listen, die Sie direkt im System pflegen (z. B. "Geforderte Reinigungs- und Desinfektionszyklen", "Verwendete Software-/Firmware-Releases" oder "Root-Cause-Kategorien").
- Einmal pflegen, systemweit aktualisieren: Eine Änderung an Ihrer Master-Liste aktualisiert im Hintergrund automatisch alle verknüpften Formulare – in Echtzeit.
- Null Tippfehler, saubere Reports: Vordefinierte Optionen garantieren eine einheitliche Datenbasis über alle Prüfer hinweg. Das macht spätere statistische Auswertungen absolut verlässlich.
- Blitzschneller Import: Bei langen Listen nutzen Sie einfach den CSV-/TXT-Import, um Hunderte Einträge auf einmal hochzuladen.
Schritt 2: Perfekte Automatisierung über die "Daten an Schnittstelle senden"
Da die Daten dank der zentralen Listenverwaltung absolut wie gewünscht erfasst werden, nutzen wir sie direkt für die automatisierte Prozesskette. Sobald Ihre Mitarbeiter ein Formular abschicken, greift die Logik im Hintergrund:
- Der Standardprozess: Handelt es sich um ein alltägliches Problem, läuft der Vorgang ganz klassisch in Ihren internen qualido-QM-Workflow.
- Die Webhook-Automatisierung: Erfüllt die Meldung eine von Ihnen definierte Bedingung (z. B. Priorität "Kritisch"), löst das System die Vorgangs-Bedingung "Daten an Schnittstelle senden (Webhook)" aus. Diese erstellt und überträgt die Daten vollautomatisch an Ihre externen Schnittstellen.
Ein konkretes Praxis-Szenario aus dem Gesundheitswesen
In Ihrem Krankenhaus oder Rettungsdienst wird über den qualido manager® ein Gerätedefekt erfasst:
- Der Vorfall: Ihr Mitarbeiter meldet im qualido-Formular "Gerätestörung", dass der Defekt eines EKG-Geräts vorliegt, und setzt die Priorität auf "kritisch".
- Die Automatisierung: Im Hintergrund prüft qualido die Kriterien. Da die Priorität auf „Kritisch“ steht, greift die Vorgangs-Bedingung "Daten an Schnittstelle senden (Webhook)".
- Der Datenfluss: Die Bedingung generiert ein JSON-Datenpaket mit allen relevanten Informationen (Meldungstext, Gerätenummer, Melder) und pusht dieses ohne Verzögerung an das externe System Ihrer Medizintechnik-Abteilung.
- Das Ergebnis: Im System der Medizintechnik wird automatisch ein Reparaturticket mit höchster Dringlichkeit erstellt. Ihr QM-Team muss keine Daten mehr doppelt abtippen oder E-Mails manuell weiterleiten.
Ein unschlagbares Duo für Ihr Unternehmen
Die Kombination bringt maximale Effizienz: Die zentrale Listenverwaltung sorgt für die fehlerfreie Datenbasis im Formular – und die gezielte Vorgangs-Bedingung nutzt genau diese sauberen Daten, um den Webhook-Prozess präzise anzustoßen. Sie reduzieren die Fehlerquote auf ein Minimum und halten Ihren Teams den Rücken frei.
Jetzt selbst optimieren und durchstarten!
Sowohl die zentrale Listenverwaltung als auch die Vorgangs-Bedingung "Daten an Schnittstelle senden (Webhook)" stehen Ihnen bereits im System zur Verfügung. Richten Sie beide Funktionen direkt im qualido manager® ein und automatisieren Sie damit Ihre individuellen Formular-Prozesse. Benötigen Sie Unterstützung bei der Definition der Vorgangs-Bedingungen oder der Einrichtung der Schnittstelle, steht Ihnen unser Support-Team jederzeit gerne zur Seite.
➤ support@qualido.com
