Qualitätsmanagement in der Feuerwehr: umfangreiche Pflichten, knappe Zeit im Wachdienst
Feuerwehren stehen im Qualitätsmanagement vor besonderen Herausforderungen:
- Strenge gesetzliche Pflichten der Feuerwehrgesetzen der Länder
- Prüfpflichten für Gerätschaften, Fahrzeuge, Persönliche Schutzausrüstung (PSA) mit unterschiedlichen Fristen
- Dezentrale Strukturen mit mehreren Feuerwehrstandorten, Fahrzeugtypen und Schichtsystemen
- Heterogene Berufsgruppen: Atemschutzgeräteträger, Maschinisten, Gruppen- und Zugführer, Gerätewarte, Jugendwarte und Kommandanten
- Hohe Dokumentations- und Nachweispflichten für Gerätschaften und Feuerwehrdienstleistende
- Gewachsene Papier- und Insellösungen, die im Einsatzgeschehen nicht praktikabel sind
Ein QM-System für Feuerwehren, egal ob im Haupt- oder Ehrenamt muss diese Realität abbilden – ohne zusätzliche Belastung für Einsatzkräfte.
qualido wurde nicht als generische Verwaltungssoftware entwickelt, sondern gezielt für Berufsfeuerwehren, Werkfeuerwehren und Freiwillige Feuerwehren.
- Mitentwickelt von Einsatz- und Führungskräften sowie QM-Fachkräften aus dem Feuerwehrdienst
- Schulung und Systemeinführung durch erfahrene Praktiker:innen aus dem Feuerwehr-/Rettungsdienst, die auf langjährige Berufserfahrung im Qualitätsmanagement und Auditbereich zurückgreifen können
- Tiefes Verständnis für Schichtbetrieb, Wachenstrukturen und einsatztaktische Abläufe, auch im Ehrenamt
- Fokus auf Einsatztauglichkeit – Gemacht für den Einsatz im Gerätehaus, nicht für den Schreibtisch: Checklisten, Prüfungen und Meldungen direkt am Handy
Das Ergebnis ist ein QM-System, das regulatorische Anforderungen im Rettungsdienst verständlich, strukturiert und auditfähig macht.
QM-Software für Feuerwehren: Funktionen mit klarem Nutzen
Der modular aufgebaute qualido manager® stellt Feuerwehren zentrale Funktionen zur Verfügung, die Qualitätsmanagement im Wachdienst strukturiert, nachvollziehbar und auditfähig machen:
Dokumentenmanagement – Zentrale QM-Dokumentation
Dokumentenlenkung bedeutet Informationsmanagement und Unternehmenskommunikation. Ob Dokumente, Links oder Warnmeldungen – stellen Sie Ihren Feuerwehrdienstleistenden Informationen mit wenigen Mausklicks zur Verfügung. Dabei behalten Sie die volle Kontrolle, wem Sie bestimmte Inhalte zugänglich machen wollen und können auch jederzeit nachvollziehen, ob Ihre Information bei den Einsatzkräften angekommen ist.
Egal ob Berufsfeuerwehr, Werkfeuerwehr oder Freiwillige Feuerwehr: unsere Software macht die Dokumentenlenkung zum Kinderspiel.
Fortbildungsmanagement – Pflichtschulungen und E-Learning-Kurse
Inovative Schulungsverwaltung, umfassendes E-Learning-Tool und Ressourcenverwaltung. Mit diesem Modul können Sie alle Arten von Fortbildungen und Pflichtschulungen verwalten, Ihren Feuerwehrdienstleistenden zugänglich machen sowie Teilnahmen dokumentieren und auswerten. Ein integriertes und einfach zu bedienendes E-Learning-Tool bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Visualisierung von Lerninhalten.
Die integrierte Ressourcenverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit zur übersichtlichen Verwaltung von Schulungsräumen, Fahrzeugen und anderen Ressourcen.
Ereignismanagement – Checklisten und Formularwesen
Die Erfassung von Ereignissen und Meldungen aller Art spielt in jedem Managementsystem eine große Rolle. Mithilfe dieses Softwaremoduls ist es Ihnen möglich, schnell und einfach individuelle Formulare für die Erfassung unterschiedlicher Ereignisse zu erstellen. Ob Beschwerden, Fehler, Zwischenfälle, Lob, Ideen, Fahrzeugchecklisten, Urlaubsanträge oder interne Abstimmungen – mit diesem Modul erfassen Sie unterschiedlichste Anliegen zentral und einheitlich. So erhalten Sie ein leistungsstarkes Werkzeug zur Digitalisierung, Standardisierung und Optimierung Ihrer Abläufe. Dank integrierter bedingter Logik lassen sich Folgeaktionen automatisieren, Workflows gezielt steuern und Meldungen direkt den zuständigen Bereichen oder Personen zuweisen.
Übrigens: Auch zur Einrichtung einer internen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eignet sich diese Softwarelösung inklusive sicherer und anonymer Kommunikation mit Hinweisgebern.
Gerätemanagement – Geräteverwaltung (Fahrzeuge, Gerätschaften und Funk)
Verwalten Sie Ihre Gerätschaften zentral und standortübergreifend. Unsere Software unterstützt Sie bei der Planung und Dokumentation von Geräteprüfungen, wie auch bei der Dokumentation und Auswertung von Geräteeinweisungen/Unterweisungen.
Erfüllen Sie die Vorgaben nach DGUV, MPG und MPBetreibV und behalten den Überblick über die Geräte in Ihrer Feuerwehr.
Auditmanagement – Interne Audits und Begehungen
Audits zählen zu den wichtigsten Instrumenten eines funktionierenden Managements und ermöglichen eine objektive Bewertung von Abläufen und Prozessen. Das Modul Audit unterstützt Sie bei der Auditdurchführung – von der Auditplanung bis zur Dokumentation im Auditbericht und der Nachbereitung von Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen.
Das Modul eignet sich für die Durchführung sämtlicher Audits und Überprüfungen – vom QM-Audit über ISMS-Audits und Datenschutzprüfungen bis zu Kontrollen im Bereich der Arbeitssicherheit.
Risikomanagement – Risiken erfassen, bewerten und managen
Das Modul Risikomanagement ermöglicht den systematischen Umgang mit unterschiedlichsten Risikoarten nach gängigen Normen. Mit dem digitalen Risikomanagement nach ISO 31000 erfassen und bewerten Sie Risiken im Kontext aller unternehmerisch relevanten Aspekte. Ursachen- und Wirkungszusammenhänge lassen sich einfach erkennen. Dank definierter Maßnahmen zur Früherkennung sowie Gegenmaßnahmen reagieren zuständige Personen umgehend auf drohende oder eingetretene Risiken. Werte in der Organisation werden geschützt, gesetzliche Anforderungen erfüllt.
Ob in der Berufsfeuerwehr, Werkfeuerwehr oder Freiwilliger Feuerwehr – mit dem Aufbau einer reibungslos funktionierenden Risikokultur gehen Sie verantwortungsbewusst mit Risiken um und verfolgen gleichzeitig die Ziele Ihrer Organisation.
Vertragsmanagement – Verträge verwalten und überwachen
Behalten Sie Ihre Verträge im Blick. Ob Vertragsdokumente, Zusatzvereinbarungen oder den nächstmöglichen Kündigungstermin – mit unserem Softwaremodul haben Sie und Ihre Verantwortlichen alle Informationen rasch zur Hand.
Dokumentieren Sie regelmäßige Vertragsprüfungen und kontrollieren Sie die Wirtschaftlichkeit von Verträgen anhand der aufgelaufenen Kosten. Selbst definierbare Vertragsarten mit beliebigen Zusatzfeldern lassen Ihnen größtmögliche Flexibilität in der Erfassung der erforderlichen Daten.
Erweiterungen – App, Messenger und Externen Ansicht
Unsere Softwarelösung kann optional mit Erweiterungen ergänzt werden.
qualido-App
Die native qualido App ermöglicht es Feuerwehrdienstleistenden, ausgewählte Funktionen des qualido manager® direkt auf dem Smartphone zu nutzen – verfügbar für Apple und Android Mobilgeräte. Zu den Kernfunktionen zählen:
- Zugriff auf Aufgaben, Dokumente, Termine und IO-Formulare sowie Push-Benachrichtigungen über neue Informationen
- Gerätesuche per Bar- und QR-Code-Scan über die Handykamera, inklusive Dokumentation von Maßnahmen
- Direkte An- und Abmeldung zu Veranstaltungen sowie Import von Terminen in den Kalender
qualido-Messenger
Der qualido Messenger ermöglicht sichere Echtzeit-Teamkommunikation – DSGVO-konform, sowohl im Browser als auch in der qualido App. Die wichtigsten Funktionen:
- Gruppen-Chats auf Basis der bestehenden Gruppenverwaltungslogik des qualido managers® sowie private Direktnachrichten zwischen Kolleginnen und Kollegen
- Sicherer Versand von Anhängen (Fotos, Videos, Dokumente) sowie strukturierte Chat-Threads für übersichtliche Kommunikation
- Technische Grundlage ist das bewährte, offene Matrix-Protokoll, das auch von Sicherheitsbehörden wie der Bundeswehr eingesetzt wird
Externen Ansicht
Die Externe Ansicht ist eine eigenständige Anwendung innerhalb des qualido managers®, die externen Mitarbeitenden einen kontrollierten, vom internen Portal vollständig getrennten Zugang zu ausgewählten Inhalten bietet. Zentrale Funktionen:
- Bereitstellung wichtiger Dokumente (z. B. Arbeitsanweisungen, Sicherheitsdatenblätter) mit Kenntnisnahmepflicht
- Zugang zu Pflichtschulungen und E-Learning-Kursen sowie strukturierte Einarbeitungsplanung für neue externe Mitarbeitende
- Bereitstellung von Formularen und Checklisten, z. B. Fahrzeugchecklisten oder Meldeformulare für Fehler und Defekte
Unsere qualido Software Lösungen
Dokumentenmanagement
Einfache und transparente Dokumentenlenkung mit Freigabeworkflow und Kenntnis-nahmebestätigung
Fortbildungsmanagement
Klassische Schulungsverwaltung und umfassendes E-Learning Tool sowie Ressourcenverwaltung. Auswertung und Dokumentation von Teilnahmen
Gerätemanagement
Standortübergreifende Verwaltung, wie Planung und Dokumentation von Prüfungen und Einweisungen. MPG und MPBetreibV konform.
Ereignismanagement
Erfassung, Bearbeitung, Dokumentation und Auswertung von Beschwerden, Fehlern, Zwischenfällen, Lob, Ideen u.v.a.m.
Auditmanagement
Auditplanung bis hin zur konformen Dokumentation im Auditbericht und der Nachbearbeitung von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen
Risikomanagement
Erfassung, Analyse, Bewertung, Minimierung und Überwachung von Risiken
Vertragsmanagement
Verträge erfassen und überwachen, Fristenmanagement und Kosten-kontrolle für Vertragsverantwortliche
Contentmanagement
Erstellung von Intranetseiten, Organigrammen oder Modellierung von Prozessen ohne HTML-Vorkenntnisse direkt im Browser
qualido App
Alles auf einen Blick auch auf dem Smartphone mit Echtzeit-qualido-Infos in der Hosentasche
qualido Messenger
DSGVO-konforme Echtzeit-Kommunikation auf Behörden-Niveau: Sicher chatten via Matrix-Protokoll – mobil und am Desktop NEU!
Externen Ansicht
Sicherer Zugriff auf relevante Inhalte für externe Partner – effizient eingebunden und strikt vom internen System getrennt. NEU!
Häufig gestellte Fragen
Welche Vorteile bietet qualido für Feuerwehren?
qualido bietet Berufsfeuerwehren, Werkfeuerwehren und Freiwilligen Feuerwehren zahlreiche Vorteile: Über die App können Feuerwehrdienstleistende jederzeit und unkompliziert auf wichtige Informationen wie Dienstanweisungen, Formulare, aktuelle Meldungen und Gerätebücher zugreifen.
Darüber hinaus steht ein integrierter Messenger zur Verfügung, der sich besonders für schnelle und DSGVO-konforme Kommunikation – beispielsweise bei verschiedenen Wachaufgaben – eignet. Dadurch wird die interne Kommunikation deutlich effizienter und transparenter gestaltet.
Lohnt sich qualido auch für eine kleine freiwillige Feuerwehr
Ja. Gerade im Ehrenamt spart die Software und optionale App wertvolle Zeit: Checklisten, Geräteprüfungen und Nachweise entstehen nebenbei statt ellenlang am Schreibtisch.
Welche Systemvoraussetzungen werden benötigt?
Für die Nutzung von qualido sind keine besonderen Systemvoraussetzungen erforderlich: Die Software ist browserbasiert und kann über alle gängigen Webbrowser verwendet werden. Zusätzlich steht eine App für iOS und Android Mobilgeräte zur Verfügung, sodass auch ein mobiler Zugriff jederzeit möglich ist.
Wie können Inhalte externen Auditoren bereitgestellt werden?
Inhalte können externen Auditor*innen über die Externen-Ansicht zur Verfügung gestellt werden. Mit der Externen-Ansicht können Sie sicherstellen, dass Auditoren oder auch andere Dienstleister ausschließlich Zugriff auf dafür freigegebene Inhalte zugreifen können.
Können feuerwehrtechnische Routineaufgaben digital abgebildet werden?
Routineaufgaben können vollständig digital abgebildet werden. Über das Modul Ereignismanagement lassen sich beispielsweise Formulare für die Dokumentation der regelmäßigen Fahrzeugchecks erstellen. Dienthabendes Personal kann die Checklisten bequem z. B. via QRCode, App oder Browser aufrufen und Maßnahmen dokumentieren.
Die erfassten Daten können anschließend ausgewertet werden, was zusätzliche Transparenz und Kontrolle ermöglicht. Ebenso können Defektmeldungen – etwa bei Medizinprodukten – einfach über entsprechende Formulare erfasst und an die richtigen Ansprechpartner*innen weitergeleitet werden.
Wie läuft die Systemeinführung ab?
Nachdem Sie sich für unsere Software entschieden haben setzt sich unser Dozententeam für ein erstes Abstimmungsgespräch mit Ihnen in Verbindung. Unsere Dozenten sind Praktiker*innen aus dem Feuerwehr-/Rettungsdienst, darunter Notfallmediziner, Einsatz-/Führungskräfte und QM-Fachkräfte, die auf langjährige berufserfahrung und Expertise zurückgreifen können.
Je nach gebuchten Softwaremodulen können zwischen 1 und 4 Schulungstage anfallen. Nach abgeschlossener Schulung erhalten Sie die Zugangsdaten für das Produktivsystem und können mit dem Systemaufbau beginnen. Nach einem Zeitraum von 4-8 Wochen findet ein remote-Audit durch unsere Auditoren statt. In diesem Audit bewerten wir Ihr neues qualido-Portal nach unserem Anforderunskatalog zum Zertifizierungsverfahren „Qualitätssiegel digitales Managementsystem“.
Alle Auditergebnisse werden in einem Auditbericht zusammengefasst und zusammen mit den Verantwortlichen in einem Abschlussgespräch erläutert. Sofern die Anforderungen erfüllt wurden, erhalten Sie das Zertifikat „Qualitätssiegel digitales Managementsystem“ in beliebiger Stückzahl für Ihre Feuerwachen sowie auf Wunsch das Qualitätssiegel als Aufkleber für Ihre Einsatzfahrzeuge. Anschließend steht dem Kick-Off in Ihrer Feuerwehr nichts mehr im Wege.
Infomaterial anfordern
Sie sind interessiert an unserer Software oder möchten eine Demo buchen? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Unser Sales-Team berät Sie gern und beantwortet all Ihre Fragen.
08052/9959-000
Qualitätsmanagement-Software im feuerwehrtechnischen Einsatz
Die Zusammenarbeit mit der Firma qualido GmbH war von Anfang an sehr angenehm!
Von den Erstgesprächen über die ersten Schulungen bis hin zum Ausbau unseres Portals und dem Support konnten wir uns immer auf das kompetente und kundenorientierte Team verlassen.
Der qualido manager ist für mich das “genialste Portal des Jahres
Das qualido-Team ist einfach nur super
Dass der Name qualido von Qualität abgeleitet ist, beweist das Team von qualido eindrucksvoll. Gerade für unseren Kreisverband mit vielen Standorten ein echter Glücksgriff!
Der qualido manager wird schon seit vielen Jahren erfolgreich in der Geschäftsstelle und an den vier Rettungswachen genutzt. Mittlerweile wurde auch die Kreiswasserwacht und Kreisbereitschaft im System integriert. Der zunehmend wachsende Funktionsumfang in Kombination mit den verschiedenen Modulen wie qualido.IO und die Geräteverwaltung hat unsere tägliche Arbeit sehr erleichtert. Mittlerweile können wir unser gesamtes Qualitätsmanagementsystem in qualido abbilden und in der täglichen Praxis umsetzen.
Tolle Software, großartiger Support und immer freundlich, kompetent und hilfsbereit! Wir sind mit qualido sehr zufrieden.
Der qualido manager unterstützt uns dabei, alle wichtigen Informationen am richtigen Ort zu haben – und das für über 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie über 2500 Ehrenamtliche. Dabei ist der qualido manager mehr als nur ein QM-Tool: die Module Fortbildungsmanagement, Geräteverwaltung und Ereignismanagement unterstützen die Zusammenarbeit mit den Rettungswachen und ehrenamtlichen Gemeinschaften vor Ort.
Feuerwehreinsatzzentrale Landkreis München
SKS Ambulanz Bayreuth
Johanniter-Unfall-Hilfe – OV Hannover Wasserturm
Rettung St. Gallen
IMS Rettungsdienst
Rettungsdienste NordWestSchweiz AG
KTS Krankentransport Stuttgart
Rettungsdienst Rhein-Kreis-Neuss
TRESEC
Rettungsdienst Winterthur
Werkfeuerwehr Garching
DRK Kreisverband Hochtaunus e.V.
Feuerwehr Hemer
Bayerisches Rotes Kreuz
MKT Krankentransport Schmitt / Obermeier
Bäuerle Ambulanz
VGS Schweiz AG
RKT Rettungsdienst Regensburg
ZRF Ingolstadt
ÄLRD Traunstein
Rettungsdienst-Verbund Stormarn
Ambulanz Rosenheim
Sichere und benutzerorientierte Technik
Egal ob im eigenen Rechenzentrum oder auf unseren Servern – Ihre Daten sind bei uns sicher! Alle Daten verbleiben im EU-Datenraum und werden DSGVO-konform gespeichert.
mit programmiert in Aschau im Chiemgau