Mit den Formular- und Vorgangsbedingungen im Modul Ereignismanagement steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, Ihren Mitarbeitenden eine Fahrt- bzw. Reisekostenabrechnung in Form eines ausfüllbaren Formulars bereitzustellen. Sämtliche entstandenen Fahrt- und Reisekosten werden von den Mitarbeitenden erfasst und automatisch an die zuständige Abteilung zur weiteren Bearbeitung übermittelt.
Alle relevanten Belege – etwa für Hotelübernachtungen, Parkgebühren oder die Kilometerpauschale bei Nutzung des privaten PKW – werden dabei automatisch summiert und als Gesamterstattungsbetrag im Formular ausgewiesen.
Die zuständige Abteilung prüft die eingereichten Belege, veranlasst die Erstattung des Gesamtbetrags auf das Konto des jeweiligen Mitarbeitenden und schließt den Vorgang durch Setzen des Status „Erledigt“ ab. Nach Abschluss des Vorgangs erhält der Antragsteller automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Bestätigung über die erfolgte Rückerstattung der angefallenen Kosten.
Technische Umsetzung im Modul Ereignismanagement
1. Anlegen eines Formulars
Zunächst legen wir uns ein geeignetes Formular in der Formularverwaltung an. Hierbei gilt es zu beachten, dass alle Felder, die für Berechnungen genutzt werden sollen, als Nummernfeld eingebunden werden. Nur Nummernfelder können z. B. für die automatische Summierung verwendet werden.
In unserem Beispiel Formular können Fahrten zur Einsatzstelle z. B. von Organisatorischen Einsatzleitern Rettungsdienst erfasst werden.
Für die konforme Nachweisdokumentation ist hier die Einsatznummer der Integrierten Leitstelle erforderlich. Aus diesem Grund haben wir eine Auswahlliste „Verwendungszweck“ eingebunden.
Neben verschiedenen anderen Verwendungszwecken kann hier u. a. „Einsatzdienst“ ausgewählt werden. Erfolgt diese Auswahl, wird über die Formularbedingungen ein Nummernfeld zur Erfassung der Einsatznummer eingeblendet.
Nachdem wir auch weitere angefallene Kosten für Hotelübernachtungen, Parkgebühren erfassen wollen, haben wir Uploadfelder eingebunden. Unter jedem Uploadfeld befindet sich zudem ein Nummernfeld, in dem der Erstattungsbetrag für die automatische Berechnung durch die Antragssteller eingetragen wird.
Damit der Erstattungsbetrag pro gefahrenen Kilometer mit dem privaten PKW erfasst und berechnet werden kann, haben wir Nummernfelder für die Erfassung des Kilometerstandes zu Beginn und zum Ende der Fahrt eingebunden. Im Nummernfeld „Kilometer gesamt“ sollen nun die gefahrenen Kilometer automatisch berechnet werden.
An letzter Stelle befindet sich ein Nummernfeld im Formular, indem der Erstattungsbetrag (Gesamtbetrag) summiert ausgegeben werden soll. Damit unsere Berechnung funktioniert, müssen wir im nächsten Schritt unsere Formularbedingungen konfigurieren.
2. Anlegen der erforderlichen Formularbedingungen
Formularbedingungen können im Reiter „Eigenschaften“ über die Schaltfläche „Bedingungen“ im Formulareditor oder direkt in der Formularverwaltung nach Auswahl eines Formulars über die Schaltfläche „Bedingungen“ konfiguriert werden.
Zunächst legen wir die Formularbedingung für die Einblendung des Nummernfeldes beim auswählen des Verwendungszweckes „Einsatzdienst“ (Auswahlliste) an. Hierzu wählen wir folgende Bedingung:
Typ: Felder ein-/ausblenden
Wenn Verwendungszweck ist gleich "Einsatzdienst"
➥ Dann blende ein "Einsatznummer ILS"
Anschließend legen wir die Formularbedingung für die Berechnung der gefahrenen Kilometer an. Das Ergebnis der Berechnung soll im Nummernfeld „Kilometer gesamt“ ausgeliefert werden.
Typ: Felder berechnen
Wenn Kilometer Beginn ist nicht leer
Wenn Kilometer Ende ist nicht leer
Mindestens eine der oben genannten Regeln, muss zutreffen
➥ Dann berechne Kilometer Ende - Kilometer Beginn
In Feld Kilometer gesamt
Pro gefahrenem Kilometer mit dem privaten PKW werden 0,30 € erstattet. Für diese Berechnung legen wir eine neue Formularbedingung an, da pro Bedingung nur eine Berechnung möglich ist. Der Rückerstattungsbetrag für die gefahrenen Kilometer wird im Nummernfeld „Summe Erstattung“ ausgegeben.
Typ: Felder berechnen
Wenn Kilometer gesamt ist nicht leer
➥ Dann berechne Kilometer gesamt * 0.3
In Feld Summe Erstattung (€)
Den Gesamterstattungsbetrag inkl. möglicher Übernachtungskosten, Parkgebühren und gefahrener Kilometer wollen wir summiert im Nummernfeld „Summe Gesamterstattung“ ausgeben. Dafür legen wir die folgende Formularbedingung an. Der berechnete Gesamterstattungsbetrag wird im Nummernfeld „Summe Gesamterstattung“ ausgegeben.
Typ: Felder berechnen
Wenn Erstattungsbetrag Hotelübernachtung ist nicht leer
Wenn Erstattungsbetrag Parkgebühren ist nicht leer
Wenn Summe Erstattung (€) ist nicht leer
Mindestens eine der oben genannten Regeln, muss zutreffen
➥ Dann berechne Erstattungsbetrag + Erstattungsbetrag + Summe Erstattung (€)
In Feld Summe Gesamterstattung
Zudem haben wir zwei Radioboxen für die weitere Bearbeitung durch die zuständige Abteilung z. B. Buchhaltung eingebunden, die zum einen eine Vorgangsbedingung sowie eine Formularbedingung auslösen. Die Formularbedingung bei Auswahl der Radiobox „korrigiert und erstattet“ blendet ein Freitextfeld ein, indem die Korrektur dokumentiert werden kann.
Typ: Felder ein-/ausblenden
Wenn Antrag bearbeitet und erstattet enthält "korrigiert und erstattet"
➥ Dann blende ein Beschreibung der Korrektur
3. Anlegen einer Vorgangsart mit Vorgangsbedingungen
Die antragstellende Person soll nach dem abschicken des Vorganges eine automatische Eingangsbestätigung per E-Mail erhalten. Dafür haben wir folgende Vorgangsbedingung angelegt:
Wenn Vorgang angelegt
➥ Dann E-Mail-Benachrichtigung verschicken Betreff: Eingangsbestätigung Ihrer Fahrt-/Reisekostenabrechnung ////vorgangsnr\\\\
Sobald die zuständige Stelle z. B. Buchhaltung den Antrag bearbeitet und die Aufwendungen auf das Konto der antragstellenden Person überwiesen hat, erfolgt die Dokumentation via Radiobox im Formular. Anschließend wird automatisch ein Antwortschreiben mit definierten Inhalten an die antragstellende Person per E-Mail verschickt. Dafür haben wir folgende Vorgangsbedingung angelegt:
Wenn Formularfeld Antrag bearbeitet und Betrag erstattet geändert auf, ist gleich Ja
➥ Dann Antwortschreiben (E-Mail) verschicken Betreff: Wir haben Ihre Erstattung zum Fahrt-/Reisekostenantrag ////vorgangsnr\\\\ überwiesen - Antwortschreiben#Vorgangs-Nr.#Bez.Vorgangsart
Sofern die Aufwendungen nicht wie eingereicht erstattungsfähig sind und eine Korrektur durch die zuständige Stelle erforderlich wird, erfolgt die Dokumentation via Radiobox "korrigiert und erstattet". Anschließend wird automatisch ein Antwortschreiben mit definierten Inhalten an die antragstellende Person per E-Mail verschickt. Dafür haben wir folgende Vorgangsbedingung angelegt:
Wenn Formularfeld Antrag bearbeitet und erstattet geändert auf, ist gleich korrigiert und erstattet
➥ Dann Antwortschreiben (E-Mail) verschicken Betreff: Wir haben Ihre Erstattung zum Fahrt-/Reisekostenantrag ////vorgangsnr\\\\ überwiesen - Antwortschreiben#Vorgangs-Nr.#Bez.Vorgangsart
Sobald die Bearbeitung abgeschlossen wurde, wird der Vorgang automatisch auf den Status "Erledigt" gesetzt.
Wenn Formularfeld Antrag bearbeitet und erstattet entspricht ist gleich Ja
Wenn Formularfeld Antrag bearbeitet und erstattet entspricht ist gleich korrigiert und erstattet
Mindestens eine der oben genannten Regeln, muss zutreffen
➥ Dann ändere Status auf: Erledigt
Hinweis für Administratoren
Die vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten der neuen Formular- und Vorgangsbedingungen erfordern vertiefte Administratoren Kenntnisse. Sollten Sie Unterstützung bei der Workflow-Abbildung benötigen, helfen Ihnen unser Workshop zum Modul Ereignismanagement oder unser Support-Team gerne weiter.
