User Story – Der AWO KV Nürnberg im digitalen Wandel

Mai 15, 2023

Wir, die qualido GmbH, gratulieren der Arbeiterwohlfahrt (AWO) mit ihrer Tochtergesellschaft, der arbewe gemeinnützige GmbH, zur erfolgreichen Systemeinführung und der damit gelungenen digitalen Transformation im gesamten Verbund. Der AWO-Kreisverband Nürnberg und die arbewe gemeinnützige GmbH bieten ein breites Dienstleistungsspektrum, angefangen von Kindertagesstätten über Einrichtungen der Eingliederungshilfe für psychisch erkrankte Menschen bis hin zu den beiden Alten- und Pflegeheimen. Dazwischen liegen viele Beratungs- und Hilfsangebote für zahlreiche Menschen in ihren jeweiligen Lebensbedingungen. Er zählt ca. 1.600 Mitglieder, die in 19 Ortsvereinen zusammengeschlossen sind. Das soziale Dienstleistungsunternehmen wird von fast 800 hauptberuflich Beschäftigten getragen.

Geschäftsstelle des Kreisverbandes der Arbeiterwohlfahrt (AWO) im Herzen der Metropolstadt Nürnberg
Zentrale der arbewe Werkstätten gGmbH

Wir haben die zuständige Qualitätsmanagementbeauftragte und zertifizierte qualido-Expertin, Frau Silke Kment, interviewt und wollten von ihr erfahren, warum sich der AWO Kreisverband Nürnberg für qualido entschieden hat, welche Vorteile das System mit sich bringt und wie alle Mitarbeiter*innen vom digitalen Wandel profitieren können?

Hallo Frau Kment, es freut mich, dass Sie sich die Zeit genommen haben und uns ein paar Fragen zum Thema „Qualitätsmanagement im digitalen Wandel“ beantworten. Wir hatten im Herbst letzten Jahres Kontakt, da Sie eine Infoanfrage bei uns gestellt haben. Kurz darauf haben wir Ihnen unsere Softwarelösung in einer Präsentation vorgestellt und ein Testportal eingerichtet. Was war ausschlaggebend dafür, dass Sie sich für den digitalen Wandel in ihrer Einrichtung entschieden haben?

Die Entscheidung, dass die digitale Transformation im AWO Kreisverband Nürnberg voranschreiten soll, wurde schon einige Zeit vor meiner beruflichen Tätigkeit im Verband beschlossen. Unsere beiden Vorstände, Frau Ina Schönwetter-Cramer und Herr Michael Schobelt, hatten schon lange das Ziel verfolgt, mit der Zeit zu gehen und moderne digitale Strukturen im Bereich des Informations- und Qualitätsmanagements zu entwickeln.

Es freut uns, dass Sie sich für qualido entschieden haben. Was hat maßgeblich zur Entscheidung beigetragen?

Ich kenne qualido bereits aus meiner vorherigen beruflichen Tätigkeit bei einem großen Rettungsdienstunternehmen und war von Anfang an von der Softwarelösung überzeugt. Unsere Mitarbeiter*innen kommen überwiegend aus dem sozialen Bereich oder dem Gesundheitswesen und zählen daher nicht zu den IT-Fachleuten. Aus diesem Grund muss das Tool anwenderfreundlich aufgebaut und intuitiv zu bedienen sein, was qualido mit Bravour erfüllt. Ein weiterer Punkt war die Tatsache, dass keine Programme auf den Rechnern installiert werden müssen und die Software mit jedem gängigen Webbrowser auch außerhalb unserer Einrichtung verwendet werden kann.

Wie verlief die Start- und Einführungsphase in Ihrer Einrichtung?

Die Startphase verlief sehr strukturiert und wurde auf unseren Zeitplan abgestimmt. Zeitnah vor der Schulung fand ein Vorstellungstermin zwischen dem Dozenten der qualido GmbH, Herrn Manuel Rumpf, und mir statt. In diesem Termin erhielten wir umfassende Informationen zur Systemeinführung und konnten bereits die ersten relevanten Themen zur Systemabbildung abstimmen.

Anfang Februar fanden dann die beiden kompakten Schulungstage bei uns in Nürnberg statt. Kurz nach Beginn der Schulung war das Eis bei allen Teilnehmer*innen gebrochen und die Schulung wurde mit viel Interaktion und praktischen Anwendungsbeispielen in einem Schulungsportal durchgeführt. Nachdem ich das System bereits seit langer Zeit kenne, konnte ich zusammen mit Herrn Rumpf die Teilnehmer*innen bei den Praxisaufgaben gut unterstützen. Das Fazit von allen teilnehmenden Personen am letzten Schulungstag war eindeutig – qualido ist intuitiv in der Bedienung und wir können sämtliche Anwendungsfälle auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten abbilden. Wir planen aktuell, weitere Führungskräfte und Funktionsträger von unseren Multiplikatoren zu Administratoren zu schulen. Eine Aufgabenverteilung auf viele Schultern wird damit möglich und entlastet letztendlich alle Beteiligten.

Die von qualido zur Verfügung gestellten Checklisten zur Systemeinführung dienten als roter Faden und halfen uns bei der Projektplanung. Es gab verschiedene Aufgaben für das gesamte Projektteam, die in Meilensteine projektiert und abgearbeitet wurden. Dann war es plötzlich so weit, der Audittermin und das Abschlussgespräch zur Systemeinführung rückte näher. Die Grundstrukturen in unserem Infoboard waren aufgebaut und auch bereits erste Inhalte wie Dokumente, Gesetze und Verordnungen waren eingestellt. Aus meiner Sicht waren die Grundstrukturen geschaffen und ein Reifegrad erreicht, der die Anforderungskriterien zum Zertifizierungsverfahren erfüllt.

Das Abschlussgespräch hat uns bestätigt, dass wir ein Infoboard entwickelt haben, das exakt zu unserem Kreisverband passt und wir nun Informationen zielgerichtet an die entsprechenden Berufsgruppen lenken können und dadurch die interne Kommunikation deutlich verbessert werden kann. Im Anschluss erhielten wir den Auditbericht, indem alle besprochenen Punkte, u.a. Empfehlungen, detailliert beschrieben waren. Die gesamte Einführungsphase des neuen Systems, bis hin zum Abschlussgespräch und der Zertifikatserteilung, hebt die qualido GmbH von vielen Mitbewerbern ab. Wir können die Zusammenarbeit nur empfehlen und sind froh, die richtige Entscheidung getroffen zu haben.

Welche wesentlichen Vorteile sehen Sie nun in der Informations- und Dokumentenlenkung?

Die interne Kommunikation auf digitaler Ebene wird deutlich verbessert und Freigabeprozesse können standortübergreifend schnell und unkompliziert vorgenommen werden. Ein weiterer klarer Pluspunkt ist die Kennzeichnung von freigegebenen Dokumenten mit QRCodes zur Aktualitätsüberwachung. Die Heimaufsicht kann z. B. während einer Begehung unkompliziert prüfen, ob Dokumente der aktuellen Fassung entsprechen.

In welchen Prozessen sehen Sie die größtmögliche Optimierung?

Die Frage ist nicht ganz leicht zu beantworten, da qualido in vielen Bereichen zur Prozessoptimierung beiträgt. Wir werden z. B. unsere Verbandbücher, Anträge auf Homeoffice, Kundenbefragungen usw. digital mit dem Modul Ereignismanagement abbilden und ich bin mir ganz sicher, dass noch viele weitere Anwendungsfälle wie z. B. auch unser internes anonymes Führungsfeedback folgen werden.

Wie stehen Ihre Mitarbeiter*innen dem neuen System gegenüber?

Der Großteil unserer Mitarbeiter*innen steht offen dem neuen digitalen Managementsystem gegenüber und erkennt die klaren Vorteile wie z. B. die Verknüpfung von mehreren Systemen. PC unerfahrene Kolleginnen sind eher skeptisch. Ich bin jedoch zuversichtlich, dass wir alle Anwender*innen gleichermaßen gut abholen und von den Vorteilen überzeugen können.

Wohin geht die Reise im digitalen Zeitalter?

Stillstand bedeutet Rückschritt. Ich bin sicher, dass wir unser digitales Managementsystem mit dem qualido manager® kontinuierlich weiterentwickeln werden. Einer der nächsten Schritte könnte die Abbildung von Pflichtschulungen in Form von E-Learning-Kursen sein oder auch das Vertragsmanagement ist durchaus für uns interessant. Wohin die Reise geht, kann ich natürlich nicht genau vorhersehen, aber eines ist sicher, die Reise geht weiter!

Herzlichen Dank Frau Kment, für Ihre Zeit und die Beantwortung unserer Fragen. Wir wünschen Ihnen, dem AWO Kreisverband Nürnberg und der arbewe gemeinnützige GmbH weiterhin viel Erfolg bei der Weiterentwicklung des Infoboards und stehen jederzeit gerne für Rückfragen zur Verfügung.

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