Die Europäische Union hat die Hinweisgeberrichtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, verabschiedet (EU 2019/1937). Das Ziel der neuen Richtlinie ist der Schutz von Personen und Hinweisgebern (Whistleblower), die Verstöße gegen geltendes Recht melden möchten. Die Bundesrepublik Deutschland hat aufgrund der EU-Richtlinie das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) auf den Weg gebracht und am 02.06.2023 im Bundesgesetzblatt verkündet. Das neue Gesetz tritt am 02.07.2023 in Kraft.
Betroffen sind alle öffentlichen Einrichtungen und private Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiter*Innen (ab 17.12.2023), mit mehr als 250 Mitarbeiter (ab 02.07.2023) oder spezielle Branchen wie z. B. Finanzdienstleister. Unternehmen und Einrichtungen sind nun dazu verpflichtet, interne Meldestellen zur Abgabe von Hinweisen für alle Mitarbeitenden einzurichten. Die zur Verfügungstellung des Hinweisgeberschutzsystems für Externe wie z. B. Lieferanten, Dienstleister oder ausgeschiedene Mitarbeiter kann auf freiwilliger Basis erfolgen.
Mit Hilfe von Meldungen von Hinweisgebern erhalten Sie die Möglichkeit, Missstände innerhalb der eigenen Organisation früher zu erkennen und können die damit verbundenen Risiken zeitnah bewerten und geeignete Maßnahmen einleiten.
In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie ein Hinweisgebersystem zur Umsetzung des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) mit unserem Modul Ereignismanagement realisieren und in Ihrer Einrichtung implementieren können.
Technische Umsetzung im Modul Ereignismanagement
Legen Sie sich ein Formular in der Formularverwaltung an, dass den Anforderungen der internen Meldestelle entspricht
Wir empfehlen, keine Kontaktfelder (betrifft nur Sonderfelder) in das Formular einzubinden. Die Möglichkeit, Meldungen anonym zu Erfassen wird zwar nicht explizit vom Hinweisgeber-schutzgesetz (HinSchG) gefordert, jedoch ist es ratsam auch eine anonyme Melde- und Kommunikationsmöglichkeit anzubieten. Die Angabe von Kontaktdaten durch den Melder kann auf freiwilliger Basis erfolgen.
Gerne bieten wir Ihnen ein Musterformular zum einfachen Download an. Dieses können Sie über die Importfunktion in der Formularverwaltung einbinden und ggf. an interne Anforderungen anpassen.
Vorgangsart für das Hinweisgebersystem anlegen
In der Vorgangsartenverwaltung können Sie nun eine neue Vorgangsart für das Hinweisgeber-meldesystem anlegen. Wir haben die Vorgangsart in unserem Demoportal „Anonymes Hinweisgebersystem (Whistleblower)“ bezeichnet. Damit wir dem Datenschutz gerecht werden, haben wir die Option „Alle Vorgänge anonym erfassen“ aktiviert. Eine Zuordnung von einem gemeldeten Vorgang (Hinweis) zum Melder ist dadurch nicht mehr möglich! Zudem wurde die Vorgangsart geschützt, damit nur noch die Vorgangsartenverantwortlichen (Personen der internen Meldestelle) auf gemeldete Vorgänge zugreifen können.
Nachdem wir das anonyme Hinweisgebersystem auch externen Dritten wie Lieferanten zugänglich machen wollen, wurde die Option „externen Zugriff via Link erlauben“ aktiviert. Das Hinweisgeberformular könnte sodann auch als Link z. B. auf der Internetseite eingebunden werden. Im nächsten Schritt wählen Sie noch die gewünschten Komponenten sowie die Komponente “Extern.IO” aus und legen die Mitarbeitergruppen fest, denen das Hinweisgeberformular in der Mitarbeiteransicht zur Verfügung stehen soll. Die neue Komponente “Extern.IO” ermöglicht Ihnen die anonyme Kommunikation mit Hinweisgebern z. B. im Falle von für Rückfragen zu Meldung.
E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren
Über die “Konfiguration” können Sie die Benachrichtigungseinstellungen für alle Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiter der internen Meldestelle vornehmen. Wählen Sie dazu die Vorgangsart in der Benachrichtigungszentrale aus und aktivieren anschließend die gewünschten E-Mail-Benachrichtigungen bei den verantwortlichen Personen. Sie können übrigens auch Personen über neue Meldungen informieren, die nicht Vorgangsarten-verantwortlich sind. Dies kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn Sie Personen nur per E-Mail über einen neuen Hinweis informieren möchten, diese jedoch nicht in die Bearbeitung eingebunden werden.
Prioritäten festlegen
Über den Reiter “Vorgabewerte definieren” können Sie die Prioritäten anpassen. Hierzu wählen Sie die Vorgangsart aus der Übersicht aus und passen die Prioritätsstufen beliebig an. Wir empfehlen Ihnen, die Priorität 1 (Kritisch) auf maximal 2 Tage zu beschränken. Zudem sollte diese als Vorgabepriorität für alle neuen Vorgänge (neue Hinweise) festgelegt werden. Der Vorteil dabei: Ihre Verantwortlichen der internen Meldestelle würden erneut per E-Mail über überfällige Vorgänge informiert werden, wenn diese nicht fristgerecht innerhalb von 2 Tagen bearbeitet worden sind. Bitte beachten Sie, dass spätestens nach 3 Monaten eine Mitteilung über die geplanten/ergriffenen Maßnahmen an die hinweisgebende Person erfolgen muss!
So setzen Sie das Hinweisgebersystem richtig ein
Erfassung der Meldung durch die hinweisgebende Person
Interne Hinweisgeber können das Formular direkt über die Mitarbeiteransicht aufrufen und ausfüllen. Auch wenn die hinweisgebende Person mit dem eigenen Benutzerkonto im qualido-Infoboard angemeldet ist, erfolgt keine Zuordnung zwischen der hinweisgebenden Person und der abgegebenen Meldung. Die Kommunikation erfolgt auf Wunsch vollständig anonym. Alternativ kann das Formular auch via Link z. B. auf der eigenen Homepage eingebunden werden. Nachdem die Meldung erfasst wurde, kann die Eingangsbestätigung direkt durch die hinweisgebende Person heruntergeladen oder ausgedruckt werden.
Damit die Verantwortlichen der internen Meldestelle mit der hinweisgebenden Person kommunizieren kann ist es wichtig, dass der Link und das Passwort durch die meldende Person gut aufbewahrt wird. Auf Wunsch können sich Hinweisgeber die Zugangsdaten zur Kommunikationsplattform auch per E-Mail zusenden lassen oder als Textdatei herunterladen.
Information an die Verantwortlichen der internen Meldestelle
Die Vorgangsartenverantwortlichen (Mitarbeiter*Innen der internen Meldestelle) werden über neue Vorgänge im Startseitenelement „offene Aufgaben“ oder den Reiter “Mein qualido” in der Mitarbeiteransicht informiert und erhalten ggf. zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung über den neuen Hinweis.
Bearbeitung des abgegebenen Hinweises
Der neue Vorgang kann nun entweder direkt in der Mitarbeiteransicht oder in der Administration von den Vorgangsartenverantwortlichen geöffnet und abgearbeitet werden. Die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person erfolgt über den neuen Reiter “Extern.IO”. Über diesen Reiter können Sie mit den Hinweisgebern anonym in Kontakt bleiben sowie ggf. Dateien zum Hinweis austauschen.
Kommunikation aus Sicht der hinweisgebenden Person
Die hinweisgebende Person kann sich jederzeit mit dem Link und Passwort an der anonymen Kommunikationsplattform anmelden und den Bearbeitungsstand des Hinweises einsehen. Zudem wird die Kommunikation zur internen Meldestelle ermöglicht. Der hinweisgebenden Person ist es jederzeit möglich, Ergänzungen zum Vorfall oder Dateien hochzuladen. Die interne Meldestelle kann, sofern erforderlich, Rückfragen an die meldende Person stellen.
