COVID-19 Verdachtsfälle dokumentieren und Kontaktpersonen ermitteln – Mit dem Modul Ereignismanagement

Einsatzkräfte des Rettungsdienstes, Klinikärzte und Pflegepersonal sind aufgrund der aktuellen Entwicklung des Coronavirus und der damit verbundenen Krankheit (COVID-19) einem erhöhten Ansteckungsrisiko ausgesetzt. Aus diesem Grund ist es gerade jetzt enorm wichtig, Personen die in unmittelbaren Patientenkontakt standen, schnell und sicher ausfindig machen zu können. Nur so kann es gelingen, mögliche Übertragungswege zu unterbrechen und die Infektionskurve zu senken. Außerdem können bereits frühzeitig diagnostische Maßnahmen bei Mitarbeitern, die einer Risikogruppe angehören vorgenommen werden.

Nachdem auch wir uns Gedanken machen, wie wir unsere Kunden im Kampf gegen das Coronavirus bestmöglich unterstützen können, haben wir ein Formular für unser Modul Ereignismanagement entwickelt, mit diesem Sie mögliche Patienten mit Verdacht auf eine Corona-Infektion erfassen, Kontaktpersonen dokumentieren und den Eingang des Testergebnisses überwachen können. Im Bedarfsfall haben Sie alle wichtigen Informationen wer z. B. mit dem Patienten in unmittelbaren Kontakt stand abrufbereit.

Formular herunterladen und in der Formularverwaltung einbinden

Formular importieren und eine Vorgangsart anlegen

1. Formular herunterladen und importieren

Das Formular zur Erfassung von Verdachtsfällen können Sie über die entsprechenden Download-Schaltflächen kostenfrei herunterladen. Nachdem Sie das Formular heruntergeladen und lokal zwischengespeichert haben, können Sie dieses über die Importfunktion in der Formularverwaltung einbinden und an Ihre Anforderungen anpassen.

2. Vorgangsart anlegen

In der Vorgangsartenverwaltung können Sie nun eine neue Vorgangsart anlegen. Wir haben die Vorgangsart in unserem Demoportal als „Meldung Verdachtsfall Corona-Infektion (COVID-19)“ bezeichnet. Damit wir dem Datenschutz gerecht werden wurde die Vorgangsart geschützt, sodass nur Verantwortliche auf diese zugreifen können. Da Eingabefelder im Abschnitt “Testergebnis PCR-Diagnostik (SARS-CoV-2)” eingebunden wurden, die nur für Administratoren sichtbar sind und auch nur von diesen ausgefüllt werden dürfen empfiehlt es sich, alle Änderungen zu historisieren. So lässt sich jederzeit zurückverfolgen, wann und von wem Änderungen im Formular vorgenommen wurden.

Die Vorgangsart ist in unserem Beispiel für einzelne Mitarbeitergruppen wie z. B. den Rettungsdienst und die Klinik vorgesehen. Daher haben wir die Mitarbeitergruppen entsprechend beschränkt. Die Vorgangsart ist somit in der Mitarbeiteransicht nur für Personen sichtbar, die einer entsprechenden Mitarbeitergruppe angehören. Zu guter Letzt wurden dieser Vorgangsart noch Vorgangsarten- und Bereichsverantwortliche zugewiesen. Die Bereiche stellen in unserem Beispiel die verschiedenen Rettungswachen dar.

3. Benachrichtigungszentrale konfigurieren und Vorgabewerte definieren

Über die “Konfiguration” können Sie die Einstellungen in der Benachrichtigungszentrale vornehmen. Wählen Sie dazu die Vorgangsart aus der Übersicht aus und nehmen anschließend die Zuordnung vor. Sie können übrigens auch Personen über neue Vorgänge informieren, die nicht Vorgangsartenverantwortlich sind. Dies kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn Sie Personen nur per E-Mail über einen neuen Verdachtsfall informieren möchten.

Über den Reiter “Vorgabewerte definieren” können Sie die Prioritäten anpassen. Hierzu wählen Sie die Vorgangsart aus und passen die Prioritäten beliebig an. Wir empfehlen Ihnen, die Priorität 1 (Kritisch) auf 2 Tage einzustellen. Zudem sollte diese als Vorgabepriorität für neue Vorgänge festgelegt werden. Dies hat den Vorteil, dass für neue Vorgänge automatisch die Priorität 1 (Kritisch) vergeben wird. Vorgangsartenverantwortliche werden in diesem Fall bereits nach Ablauf von zwei Tagen über den noch offenen Vorgang per E-Mail benachrichtigt und können so feststellen, ob das Testergebnis bereits vorliegt.

4. Anpassen der Vorgangsübersicht

Damit Sie in der Vorgangsübersicht einen schnellen Überblick über Patienten, Kontaktpersonen und Testergebnisse erhalten, empfehlen wir die Vorgangsübersicht entsprechend anzupassen. Sie können die Übersicht der einzelnen Vorgänge anpassen, indem Sie eine Spalte auswählen und das Kontextmenü öffnen. Anschließend können beliebige Spalten ein- und ausgeblendet sowie die Anordnung angepasst werden. Nachdem Sie die die Vorgangsübersicht konfiguriert haben, muss die Ansicht für die aktuelle Liste über das “Zahnrad”-Icon am rechten oberen Bildschirmrand gespeichert werden. Die Vorgangsübersicht wird nun bei allen Administratoren einheitlich dargestellt.

Kontaktpersonen erfassen, überwachen der Testergebnisse und relevante Personen informieren

So setzen Sie das Formular zur Erfassung möglicher Verdachtsfälle richtig ein

Erfassung des Patientenkontakts

Mitarbeiter dokumentieren den Patienten-Erstkontakt

Wird ein Patiententransport z. B. von Zuhause in eine Klinik durch Einsatzkräfte des Rettungsdienstes durchgeführt und bestehen Anzeichen einer möglichen Corona-Infektion erfolgt die Dokumentation über das Erfassungsformular. Das Formular kann gleichermaßen auch von Kliniken für die Patientenaufnahme verwendet werden. Hierfür steht Ihnen ein gesondertes Formular zum Download bereit.

Dokumentation des Testergebnisses

Vorgangsartenverantwortliche dokumentieren das Testergebnis

Nachdem der Vorgang durch die Einsatzkräfte erfasst wurde, werden alle Vorgangsartenverantwortlichen automatisch per E-Mail über den offenen Vorgang informiert. Liegt das Testergebniss vor, wird dies im unteren Abschnitt “Testergebnis PCR-Diagnostik (SARS-CoV-2)” dokumentiert. Sollte das Testergebniss positiv ausfallen, können die Verantwortlichen schnell die eingesetzten Mitarbeiter ermitteln und weitere Maßnahmen einleiten. Nach Abschluss der notwendigen Maßnahmen kann der Vorgang als “erledigt” markiert werden.